Какие задачи решает аутсорсинг тендерного отдела?

Основная цель аутсорсинга — избавить вас от головной боли, связанной с тендерами, и принести результат в виде выигранных контрактов. Исполнитель берет на себя весь цикл работ:

• Поиск и подбор релевантных закупок. Эксперты ищут тендеры, которые подходят именно вашему бизнесу по региону, цене, предмету закупки и другим критериям.
• Анализ закупочной документации. Юристы и специалисты изучают требования заказчика, выявляя риски, «подводные камни» и потенциальные причины для отклонения.
• Подготовка и подача заявки. Команда готовит весь пакет документов, заполняет все формы и подает заявку на электронную площадку, гарантируя ее соответствие закону (44-ФЗ, 223-ФЗ) и требованиям заказчика.
• Участие в торгах. В день аукциона специалист участвует в торгах от вашего имени, действуя по заранее согласованной ценовой стратегии.
• Сопровождение после победы. Помощь в получении банковской гарантии и контроль за своевременным подписанием контракта.
• Защита интересов. В случае неправомерных действий заказчика — подготовка и подача жалобы в ФАС.

Основные модели и цены тендерного аутсорсинга

Тендерный аутсорсинг — гибкая услуга, которую можно адаптировать под нужды любого бизнеса. Чаще всего встречаются три модели сотрудничества:

1. Комплексное абонентское обслуживание. Вы платите фиксированную ежемесячную сумму, за которую компания полностью ведет вашу тендерную деятельность. Эта модель подходит для компаний, которые планируют участвовать в торгах постоянно. Это и есть полноценный «внешний тендерный отдел».
2. Оплата за разовую услугу. Вы обращаетесь за помощью в решении конкретной задачи: подготовить одну сложную заявку, поучаствовать в конкретном аукционе или подать жалобу в ФАС. Подходит тем, кто участвует в торгах редко или справляется сам, но нуждается в помощи в сложных случаях.
3. Оплата за результат (% с победы). Самая популярная модель. Вы платите небольшой фиксированный аванс или не платите ничего, а основной гонорар исполнитель получает только в случае вашей победы в тендере. Это мотивирует аутсорсинговую компанию работать на результат — вашу победу.

Аутсорсинг или штатный специалист: что выгоднее?

Это главный вопрос, который стоит перед руководителем. На первый взгляд, свой сотрудник кажется надежнее, но при детальном рассмотрении у аутсорсинга есть весомые преимущества.

Экономия ресурсов. Аутсорсинг обходится дешевле. Вам не нужно платить зарплату, налоги (около 30%), отпускные и больничные. Вы не оборудуете рабочее место, не покупаете доступ к платным системам поиска и аналитики тендеров. Вы платите только за услугу по договору.

Коллективная экспертиза. Нанимая одного специалиста, вы получаете опыт и знания одного человека. Заключая договор на аутсорсинг, вы получаете доступ к целой команде: тендерному специалисту, юристу, аналитику, техническому писателю. Их совокупный опыт решения разных задач всегда выше, чем у одного, даже самого гениального, сотрудника.

Надежность и непрерывность. Штатный сотрудник может уйти в отпуск, заболеть или уволиться в самый неподходящий момент, парализовав участие в важном тендере. В аутсорсинговой компании всегда есть взаимозаменяемость, поэтому работа не останавливается ни на один день.

Тендерный аутсорсинг — это стратегическое решение для малого и среднего бизнеса, а также для крупных компаний, стремящихся оптимизировать свои внутренние процессы. Передача тендерной работы на аутсорс в BiCo позволяет получить доступ к профессиональной экспертизе, снизить финансовые и юридические риски и превратить тендеры в стабильный и прибыльный канал продаж, полностью сфокусировавшись на развитии своего продукта.