Суть электронного актирования и правовая база

Электронное актирование — это ключевой элемент цифровизации контрактной системы, окончательно переведенный в онлайн-формат. Его суть заключается в том, что все документы о приемке товаров, работ или услуг создаются, подписываются и хранятся исключительно в электронном виде в ЕИС. Правовой основой является Федеральный закон № 44-ФЗ, а также постановление Правительства РФ, регламентирующее порядок взаимодействия.

Главным инструментом является подсистема «Электронный бюджет», интегрированная с ЕИС. Все действия — от размещения проекта акта до подписания и урегулирования разногласий — происходят в личных кабинетах заказчика и поставщика. Это обеспечивает прозрачность, сокращает сроки приемки и минимизирует риски потери документов или их фальсификации.

Пошаговая процедура подписания акта в ЕИС

Процедура начинается после того, как поставщик (исполнитель) выполнил свои обязательства полностью или частично. Первый шаг — формирование проекта акта. В большинстве случаев инициатором выступает заказчик, но по умолчанию такая возможность есть и у поставщика. Проект документа создается непосредственно в карточке контракта в ЕИС с использованием специальной формы.

После формирования проекта он направляется контрагенту на подпись. Уведомление об этом приходит в личный кабинет. Вторая сторона обязана рассмотреть документ в течение трех рабочих дней. Если замечаний нет, акт подписывается усиленной электронной подписью (УС). После этого документ считается действующим, а информация о нем автоматически отображается в реестре контрактов.

• Заказчик (или поставщик) формирует проект акта в карточке контракта в ЕИС.
• Проект направляется контрагенту на подписание.
• Сторона получает уведомление и обязана рассмотреть акт в течение 3 рабочих дней.
• При согласии акт подписывается усиленной электронной подписью обеими сторонами.
• Подписанный электронный документ сохраняется в ЕИС и реестре контрактов.

Как правильно вносить сведения в форму акта

Корректное заполнение формы — залог быстрой приемки и отсутствия претензий. В форме необходимо указать наименование закупаемых товаров, работ, услуг, соответствующих позициям контракта. Обязательно указывается количество и цена за единицу, а также общая стоимость по акту. Если приемка проходит по этапам, это также должно быть отражено.

Особое внимание уделите прикреплению подтверждающих документов. К электронному акту можно и нужно приложить файлы: фотографии, отчеты, ведомости, результаты испытаний, накладные (для товаров). Эти файлы становятся неотъемлемой частью акта. Важно, чтобы прикрепленные документы однозначно подтверждали факт исполнения обязательств в полном объеме и соответствующего качества.

Разрешение разногласий и односторонний акт

Если у одной из сторон есть замечания к представленному проекту, она вправе оформить мотивированный отказ от подписания. Отказ направляется через тот же функционал ЕИС с обязательным указанием причин и, при необходимости, с приложением своих документов. После этого у сторон есть возможность провести переговоры, уточнить сведения и направить исправленный проект.

Если разногласия не урегулированы, а поставщик уверен в полном и надлежащем исполнении, он может инициировать процедуру одностороннего акта. Для этого в личном кабинете необходимо выбрать соответствующую опцию. После этого у заказчика будет повторно три рабочих дня на подписание. Если реакция снова отсутствует, система позволит подписать акты выполненных работ в одностороннем порядке, что является юридически значимым действием для последующего требования оплаты.

Сроки, оплата и закрытие контракта

С момента подписания акта (двустороннего или одностороннего) у заказчика возникает обязательство по оплате. Сроки оплаты строго регламентированы: не позднее 30 дней с даты подписания, если контракт не предусматривает более короткий период. Подписанный в ЕИС акт служит единственным основанием для казначейства или финансового органа для проведения платежа.

После полного исполнения контракта и подписания итогового акта происходит его автоматическое закрытие. Информация об этом фиксируется в реестре контрактов, что важно как для заказчика (исполнение плана закупок), так и для поставщика (положительная история исполнения). Все акты выполненных работ хранятся в системе бессрочно и могут быть получены в виде выписки в любой момент для отчетности или аудита.

Типичные ошибки поставщиков и как их избежать

Одна из распространенных ошибок — несоблюдение сроков рассмотрения проекта акта. Пропуск трехдневного срока без действий может привести к задержкам. Важно ежедневно мониторить личный кабинет ЕИС. Другая ошибка — неполное или неточное заполнение данных заказчиком, которое поставщик подписывает, не проверив. Это может создать проблемы при оплате или при проверках.

Также стоит избегать прикрепления нечитаемых или некорректно названных файлов. Все подтверждающие документы должны быть в машиночитаемых форматах (PDF, JPEG) и иметь понятные названия. Наконец, критическая ошибка — неиспользование права на оформление одностороннего акта при необоснованном отказе заказчика, что затягивает получение оплаты на неопределенный срок.

Электронное актирование по 44-ФЗ, несмотря на кажущуюся сложность, — это логичный и структурированный процесс, который при правильном освоении существенно упрощает работу. Его ключевые преимущества — скорость, прозрачность и юридическая безопасность. Умение грамотно работать с данным функционалом, оперативно реагировать на уведомления и правильно оформлять документы стало обязательным навыком для успешного участия в госзакупках.

Поиск и подготовка к участию в тендерах требуют глубокой экспертизы и времени, которого постоянно не хватает. Компания BiCo предоставляет услуги профессионального тендерного сопровождения, где вашими закупками занимается команда опытных специалистов. Мы берем на себя полный цикл: от анализа рынка и поиска подходящих процедур в ЕИС и на коммерческих площадках до подготовки качественной заявки, включая сложные технические решения и финансовые расчеты, а также последующее взаимодействие с заказчиком на этапе исполнения контракта. Это позволяет вам не отвлекаться на операционную рутину, а сосредоточиться на развитии бизнеса, будучи уверенным, что каждый тендер ведет профи, знающий все тонкости 44-ФЗ и 223-ФЗ.