Что такое электронная подпись и зачем она нужна в закупках?

Электронная подпись (ЭП) — это информация в электронной форме, которая присоединяется к другим данным и используется для определения лица, подписывающего информацию. Говоря простым языком, это ваш цифровой паспорт и ручка одновременно. В мире госзакупок и коммерческих тендеров, где все взаимодействие между заказчиком и поставщиком происходит в онлайне, ЭП является единственным инструментом, придающим вашим действиям юридическую силу.

Без электронной подписи невозможно сделать ни одного шага на электронной торговой площадке (ЭТП). Она требуется на всех этапах: для регистрации в Единой информационной системе (ЕИС) и аккредитации на ЭТП, для подачи заявки на участие в процедуре, для ценовых предложений во время аукциона, для подписания итогового контракта и для обмена закрывающими электронными документами. По сути, ЭП — это ключ, открывающий бизнесу доступ к многотриллионному рынку закупок.

Правовой статус и правила использования ЭП регулируются федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Именно этот закон устанавливает равнозначность правильно оформленной электронной подписи и подписи, сделанной от руки на бумажном документе. Это позволяет строить полноценный юридически значимый документооборот в цифровом пространстве, что критически важно для скорости и прозрачности проведения конкурентных процедур по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Виды электронных подписей: какую выбрать для торгов?

Закон выделяет три вида электронных подписей, однако для полноценной работы в закупках подходит только один из них. Важно четко понимать их различия, чтобы не ошибиться при выборе и не потратить деньги впустую. Первый вид — простая электронная подпись (ПЭП). Это привычные всем пары логин-пароль или коды из СМС. Они лишь подтверждают факт формирования подписи определенным лицом, но не гарантируют неизменность документа после подписания и не имеют полной юридической силы без дополнительных соглашений.

Второй вид — неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Она создается с использованием криптографических средств и позволяет не только идентифицировать автора, но и отследить изменения в документе. Однако сертификат ключа проверки такой подписи может быть выдан любым удостоверяющим центром, не прошедшим аккредитацию Минцифры. Поэтому сфера применения НЭП ограничена внутренним документооборотом компании или специальными соглашениями между участниками.

Наконец, третий и самый защищенный вид — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она обладает всеми признаками НЭП, но имеет два ключевых отличия. Во-первых, средства для ее создания сертифицированы ФСБ России. Во-вторых, сертификат ключа проверки выдается только аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ). Документ, подписанный УКЭП, по умолчанию признается равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью и является единственным типом подписи, который принимается на всех федеральных и большинстве коммерческих ЭТП.

Где получить электронную подпись: путеводитель по удостоверяющим центрам

С 2022 года правила выдачи УКЭП существенно изменились. Теперь место получения подписи строго зависит от статуса лица, на которое она оформляется. Этот порядок был введен для повышения безопасности и контроля за выпуском ключевого инструмента цифровой экономики. Неправильный выбор Удостоверяющего центра приведет к тому, что вы попросту не сможете получить нужный сертификат, поэтому важно заранее определить свой маршрут.

Руководители юридических лиц (лица, имеющие право действовать от имени компании без доверенности, например, генеральный директор) и индивидуальные предприниматели получают УКЭП исключительно в Удостоверяющем центре ФНС России или у его доверенных лиц (например, ПАО «Сбербанк», ПАО «Банк ВТБ»). Услуга по выпуску самого сертификата для них бесплатна, требуется лишь приобрести специальный защищенный USB-носитель — токен.

Сотрудники организаций, которые будут участвовать в закупках от имени компании по доверенности, а также обычные физические лица получают УКЭП в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах. Для сотрудника вместе с подписью нужно будет оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности. Подпись для физического лица не содержит привязки к организации и может использоваться как для личных нужд (например, на Госуслугах), так и для участия в некоторых видах торгов, например, в закупках по банкротству.

Пошаговая инструкция по получению и настройке УКЭП

Процесс получения подписи, хоть и стал более строгим, остается вполне понятным, если следовать алгоритму. Вся процедура от подачи заявления до получения готового ключа на руки обычно занимает 1-2 рабочих дня. Важно не откладывать это на последний момент, когда до окончания подачи заявок на интересный вам тендер остаются считанные часы.

• Шаг 1: Выбор УЦ и подача заявления. Определите, куда вам нужно обратиться: в ФНС (если вы ИП или директор) или в коммерческий УЦ (если вы сотрудник или физлицо). Подайте онлайн-заявление на сайте выбранного центра.
• Шаг 2: Подготовка документов и носителя. Вам понадобится паспорт, СНИЛС, ИНН и сертифицированный токен. Токен можно приобрести заранее в специализированных магазинах или непосредственно в удостоверяющем центре.
• Шаг 3: Личный визит для удостоверения личности. Это обязательное требование безопасности. Вы должны лично прийти в выбранное отделение ФНС или офис УЦ с пакетом документов, где оператор сверит вашу личность и запишет сертификат подписи на ваш токен.
• Шаг 4: Настройка рабочего места. Получение подписи — это полдела. Для ее использования нужно установить на компьютер специальное программное обеспечение — криптопровайдер (чаще всего это КриптоПро CSP), а также корневые сертификаты УЦ и плагины для браузера. Большинство УЦ предоставляют подробные инструкции по настройке.

Практическое применение и безопасность: как участвовать в торгах с помощью ЭП

Итак, подпись у вас на руках, а компьютер настроен. Теперь вы готовы к полноценной работе. Первым делом с помощью УКЭП вы проходите регистрацию в ЕИС, которая автоматически дает вам аккредитацию на всех восьми федеральных торговых площадках для госзакупок. Далее с ее же помощью вы заходите в личный кабинет на ЭТП и можете приступать к подаче заявки на участие. Все документы, которые вы прикрепляете к заявке, должны быть подписаны вашей УКЭП.

В ходе аукциона ваши ценовые предложения также заверяются подписью. Если вы победите, именно с помощью УКЭП вы завизируете финальную версию контракта. Весь этот процесс демонстрирует, что электронная подпись не просто формальность, а основной рабочий инструмент тендерного специалиста. Без нее невозможно подтвердить ни одно свое намерение или обязательство в цифровом пространстве закупок.

Важнейший аспект — безопасность. Ваш закрытый ключ, хранящийся на токене, — это абсолютный аналог вашей живой подписи. Никогда и никому не передавайте свой токен и не сообщайте PIN-код от него. Если носитель попадет в чужие руки, злоумышленники смогут от вашего имени подать заявку в убыточный тендер, подписать невыгодный контракт или совершить другие мошеннические действия, ответственность за которые будет лежать на вас. Храните токен в сейфе и относитесь к нему так же бережно, как к печати организации и паспорту.

Срок действия, продление и типичные ошибки при работе с ЭП

Сертификат квалифицированной электронной подписи не является бессрочным. Обычно он действует 12 или 15 месяцев с момента выдачи. Это ограничение введено в целях безопасности. По истечении этого срока ваша подпись становится недействительной, и вы теряете возможность работать на ЭТП. Процедуру продления сертификата стоит начинать заблаговременно, примерно за месяц до окончания его срока действия. Это позволит избежать аврала и простоя в работе.

Процедура продления сегодня максимально упрощена. Если у вас не изменились личные данные, а старый сертификат еще активен, продлить подпись, выпущенную коммерческим УЦ, часто можно удаленно через личный кабинет. Для сертификатов ФНС, как правило, все еще требуется личный визит. Главное — не упустить момент, иначе придется проходить всю процедуру получения с нуля, включая удостоверение личности.

Среди новичков распространены несколько типичных ошибок. Самая частая — попытка скопировать контейнер с закрытым ключом с токена на компьютер. Этого делать категорически нельзя, так как нарушается принцип безопасности. Вторая ошибка — забытый PIN-код от токена. После нескольких неверных попыток ввода носитель блокируется, и для разблокировки потребуется специальный PUK-код. Третья — игнорирование сообщений об обновлении ПО (КриптоПро CSP или плагинов), что может привести к сбоям в работе подписи в самый неподходящий момент.

Процесс получения электронной подписи, настройки рабочего места и оформления машиночитаемой доверенности может показаться сложным и отнять драгоценное время, которое можно было бы потратить на подготовку к закупкам. Чтобы избежать ошибок и максимально ускорить выход на торги, доверьте эту задачу специалистам компании BiCo. Мы поможем подобрать правильный тип УКЭП для ваших целей, проконсультируем по пакету документов и сопроводим на всех этапах получения и настройки сертификата, чтобы вы могли как можно скорее начать участвовать в тендерах и побеждать.