Как правило, запрос котировок предваряет серийные заказы и проводится не менее, чем у 3-4 поставщиков товаров или работ. Основным критерием, в соответствии с которым проиходит конечный выбор исполнителя, является цена предложения.

Такой метод проведения торгов характеризует значительная экономия - как времени, так и финансов. Притом любой участник вправе выдвинуть лишь одно ценовое предложение, без дальнейшей возможности его корректировки.

Все котировки составляют в единую документацию, которая называется протокол запроса котировок.

Но такая «облегченная» форма проведения тендера как запрос котировок имеет право на существование только при небольших объемах заказа, при сравнительно малой стоимости контракта. В случае же масштабных закупок всегда проводится открытый тендер и о запросе котировок не может идти и речи.

Весь процесс начинается с того, что заказчик рассылает определенному кругу поставщиков запрос стоимости их продукции, либо предоставления каких-либо услуг, а также условия своего предложения, требования к товарам/работам, стоимость будущего контракта и форму котировки.

Получив все это, участники составляют свои котировки и отсылают их организатору запроса. Проверив правильность их оформления, заказчик выбирает из них наиболее привлекательную - конечно, обычно предпочтение отдается наиболее дешевому предложению.

Автору самой лучшей котировки отправляется приглашение к подписанию контракта. Когда оно принимается, стороны собираются в оговоренном месте и проводят переговоры, при удачном исходе которых и заключается контракт.

Если переговоры отчего-либо срываются, предложение обычно переходит ко второй по степени выгодности котировки; если же исход переговоров благополучен, то остальные участники просто уведомляются о том, что запрос котировок завершен и контракт подписан