Электронную цифровую подпись используют для работы с государственными сервисами, в том числе, в сфере закупок. Она представляет собой аналог рукописной подписи и позволяет гражданину совершать юридические действия, например, подписывать документы.
О том, в чем суть электронной цифровой подписи (ЭЦП) и как ее использовать в государственных и муниципальных закупках — читайте далее.
Гайды, кейсы, подборки тендеров — всё самое полезное из мира закупок в нашем Telegram-канале @BiCo_tender. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе!
Что такое ЭЦП простыми словами и для чего ее используют
Электронная цифровая подпись простыми словами — это аналог рукописной подписи в электронном формате. Она помогает отказаться от использования бумажных документов и работать с ними онлайн, значительно упрощая документооборот.
Получите новый контракт!
Сопровождение подписи, аккредитация, подбор закупок, анализ документации, прогноз победы, участие и постконтрактное сопровождение - сразу 5 специалистов работают вместе с вами. Просто делегируйте все тендерные процессы нам.
Получить контракт Она дает гарантии, что заказчик и поставщик являются реальными лицами, и обеспечивает юридическую значимость документам, которые используются в торгах.
Государственные тендеры и коммерческие торги с участием госкомпаний чаще всего проходят на электронных торговых площадках. Процесс регулируется федеральными законами 44-фз и 223-фз. Электронная подпись позволяет организации:
- вести электронный документооборот с поставщиками, подрядчиками, партнерами по бизнесу, удаленными работниками и государством;
- не тратить время на создание и отправку документов в другие города и страны, поскольку документооборот ведется в электронном виде;
- не платить за доставку бумажных документов сотрудникам, например, курьерам;
- принимать участие в государственных и муниципальных закупках, электронных торгах;
- удаленно регистрировать сделки по купле-продаже офисных и иных коммерческих помещений;
- подтверждать юридические действия, например, подписывать контракты или договоры в электронном виде;
- сдавать отчетность в системе ЕГАИС (это актуально для тех, кто покупает и продает спиртные напитки);
- пользоваться государственными услугами и информационными сервисами (Госуслуги, ГАС «Правосудие» и другие).
Электронная цифровая подпись позволяет представителям компании участвовать в деловых встречах, не задумываясь о представлении документов в бумажном формате.
Виды электронной цифровой подписи
Существует 3 вида электронной подписи (ЭП):
- Простая электронная цифровая подпись.
Подтверждает сам факт подписи документа и идентифицирует его автора. Простую эп используют для совершения банковских операций, авторизации в разных системах и работы с электронными документами.
- Усиленная неквалифицированная электронная цифровая подпись
Помогает просмотреть все изменения, внесенные в документы. Чаще всего такую эп применяют, чтобы обменяться документами с контрагентами, с которыми ранее заключались предварительные соглашения.
- Усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись
Имеет наивысший уровень защиты, гарантию подлинности кэп подтверждает сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром (уц). Используя усиленную электронную подпись, можно направлять отчетность в контролирующие органы, участвовать в электронных торгах, обмениваться с контрагентами документами в электронном виде без подписания дополнительных соглашений.
В услуги нашей компании входит не только выпуск электронной подписи в течение двух часов, но и экспертная техподдержка, быстрый перевыпуск сертификата при изменении требований электронной торговой площадки (ЭТП) и другие важные процедуры.
Перевыпустить подпись
Какая ЭЦП нужна, чтобы участвовать в торгах
Электронную подпись используют для участия в торгах. При этом используют усиленную квалифицированную ЭЦП, которую сокращенно называют «КЭП» или «УКЭП». Она позволяет зайти на электронную торговую площадку (ЭТП), чтобы поучаствовать в торгах, а, в случае победы, подписать контракт.
Важно: для участия в закупочных процедурах по федеральным законам 223-ФЗ и 44-ФЗ нужна УКЭП. Однако, для работы на электронной торговой площадке (ЭТП), к примеру, Фабрикант, B2B-Centre, она должна содержать определенные расширения (сервисы), открывающие доступ к данным площадкам.
Квалифицированная электронная цифровая подпись (кэп) также требуется:
- для государственной регистрации предпринимателей и юридических лиц;
- при сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности;
- для получения финансовых услуг;
- при работе на государственных электронных площадках ЕГАИС;
- для участия в торгах по продаже имущества банкротов.
В этой статье речь пойдет об УКЭП (кэп), так как только она подходит для участия в торгах.
Когда необходима КЭП и можно ли ее не использовать
На некоторых этапах закупок или даже в течение всей процедуры квалифицированная электронная подпись может не понадобиться. Однако такое бывает редко.
Чаще всего кэп нужна, чтобы:
- зарегистрироваться в ЕИС;
- направить заявку на участие в торгах;
- подписать контракт с заказчиком;
- оформить закрывающие документы по выполненному контракту;
- пройти регистрацию в ЕИС;
- направить ценовое предложение;
- пройти электронное актирование в ЕИС.
Таким образом, назначение сертификата ЭЦП реализуется в юридически важных процедурах, поэтому об ее получении лучше подумать заранее.
Как правило, заказчик прописывает требования к электронной подписи в документации к закупке и на электронной торговой площадке (ЭТП), где проходят торги.
Важно: для некоторых процедур наличие ЭП не требуется. Речь идет о запросах котировок, цен, конкурсах в коммерческих торгах, проводимых в бумажном формате. В данных случаях заказчик прописывает свой почтовый или электронный адрес, на который участники закупок высылают свои предложения. Однако не исключено, что заказчик попросит у поставщика прислать на электронный ящик документы, заверенные квалифицированной подписью.
Также ЭП не требуется при некоторых закупках у единственного поставщика, если контакт с победителем оформляют на бумаге. Бывают и другие ситуации, когда кэп не нужна. Однако это, скорее, исключения из правил. Чаще всего электронная подпись все-таки требуется и оформить без нее сделку невозможно.
Кратко: пять случаев, когда поставщики могут обойтись без ЭЦП:
- закрытая закупочная процедура по федеральному закону 44-ФЗ с государственной тайной, если ее проводят в бумажной форме;
- закупки у единственного поставщика, которые завершаются подписанием бумажного контракта;
- торги по 223-ФЗ, проходящие в бумажном виде;
- некоторые имущественные торги;
- коммерческие закупочные процедуры на электронной торговой площадке, для которых не требуется электронная подпись.
Задать вопрос
Что еще, кроме цифровой подписи, требуется для участия в торгах
Чтобы принять участия в государственных торгах, также понадобятся:
- физический носитель ЭП (JaCarta или Рутокен);
- средство криптографической защиты информации (СКЗИ) — программа для тестирования и защиты электронной подписи.
Некоторые коммерческие удостоверяющие центры предлагают отдельные услуги для федеральных торговых площадок и для коммерческих, хотя для работы на любых площадках достаточно одного квалифицированного сертификата с нужными расширениями.
Сколько действует ЭП
Срок действия электронной подписи (ЭП) зависит от её вида:
- Простая ЭП имеет бессрочный срок или до окончания действия соглашения.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) для физических лиц — бессрочна. Длительность работы сертификата электронной подписи для юридических лиц и ИП — 12 месяцев.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная в удостоверяющем центре, действует 12 месяцев, а полученная в ФНС — 15 месяцев.
На кого в организации можно оформить КЭП
Четких требований здесь нет, то есть, можно выпустить электронную квалифицированную подпись хоть на каждого работника фирмы, если в этом есть необходимость. Но, как правило, это не требуется.
Самое главное, чтобы УКЭП была у руководителя фирмы, так как она потребуется, чтобы пройти регистрацию на торговой площадке.
А вот направлять заявки на участие в торгах и заключать контракты вправе уполномоченный работник, имеющий УКЭП. Также это может сделать руководитель, используя свою электронную подпись.
Важно: чаще всего в бизнесе есть уполномоченные сотрудники, выступающие от лица юрлица в торгах. Это удобно, так как позволяет переадресовать функции определенным лицам и не отвлекать руководителя от работы. Однако директору или гендиректору не стоит передавать свою КЭП сотрудникам, так как она является аналогом собственноручной подписи и обладает юридической силой.
Как и где оформить электронную подпись для торгов
Для участия в торгах директор или гендиректор фирмы может оформить УКЭП в Удостоверяющем центре (уц) Федеральной налоговой службы России, «Бико» или в другом аккредитованном УЦ.
Владелец ЭЦП, выданной налоговой службой, также получает:
- действительный сертификат электронной подписи сроком действия 15 месяцев;
- лицензию на средство ЭЦП на весь период ее действия.
Кстати: руководители кредитных компаний, операторов рынка участников рынка ценных бумаг и платежных систем получают ЭЦП в удостоверяющем центре (уц) Банка России.
Оставить заявку
Как оформить электронную подпись на руководителя организации
Оформить подпись для участия в торгах можно в «Бико» за 2 часа дистанционно. Для этого необходимо оставить заявку на сайте или позвонить по телефону, указанному на главной странице.
Директору или гендиректору надо лично прийти в отделение ФНС, представить заявление на выпуск УКЭП и записать ее на токен, то есть сертифицированный носитель (USB-флешку).
При себе необходимо иметь следующие документы:
- общегражданский паспорт;
- сертифицированный носитель;
- СНИЛС, ИНН.
Как оформить ЭЦП на работника фирмы
Сотрудник бизнес компании может оформить УКЭП в «Бико» или любом удостоверяющем центре (уц), прошедшем аккредитацию. В нашей компании можно получить подпись за 2 часа дистанционно. В других удостоверяющих центрах УЦ следует подать заявку на выпуск электронного сертификата и лично приехать, чтобы пройти идентификацию.
При себе нужно иметь следующие документы:
- общегражданский паспорт;
- токен;
- СНИЛС, ИНН;
- заявление на выпуск электронной подписи (при оформлении онлайн-заявки);
- доверенность, удостоверенную руководителем бизнес компании.
Важно: при первом выпуске УКЭП в налоговую службу или другой удостоверяющий центр надо приехать лично и руководителю, и работнику фирмы (в зависимости от того, кто оформляет электронный сертификат). Для повторного получения электронной подписи можно просто подписать заявку в электронном виде действующим сертификатом.
Особенности УКЭП:
- сертификат записывают на сертифицированный носитель, как правило, Рутокен и JaCarta;
- квалифицированная электронная подпись, выпущенная удостоверяющим центром ФНС или уполномоченными лицами данного учреждения, действует 15 месяцев;
- такую электронную подпись запрещается копировать на ПК либо другой сервис носитель, а также записывать на нее дополнительные расширения;
- у руководителя бизнеса может быть только одна рабочая УКЭП, выпущенная УЦ или его доверенными лицами;
- при выпуске нового электронного сертификата, действие прошлого прекращается.
Внимание: закупочные процедуры по федеральному закону 223-ФЗ и коммерческие тендеры размещают на более чем 200 электронных торговых площадках. Однако не все они принимают стандартную электронную подпись. Некоторые ресурсы требуют обогатить ЭЦП особым платным расширением — OID-ом. Поставщику проще оформить одну электронную подпись (ЭП) и дополнить ее OID-ами, необходимыми для разных торговых площадок.
При этом важно учитывать следующую информацию:
- если бизнес компания собирается участвовать в закупках на торговых площадках, где необходимы дополнительные расширения, то надо нужно внедрить их в ЭЦП (универсальный сертификат работать не будет);
- оформить УКЭП для участия в торгах на площадках, где требуются специальные расширения, можно на работника компании в любом центре, прошедшем аккредитацию.
Получить консультацию
Можно ли получить электронную подпись удаленно
В конце 2022 года многие владельцы бизнеса оказались за пределами РФ и продолжили работать удаленно. Некоторым из них хотелось бы отдать свою ЭЦП другому человеку.
Однако федеральный закон № 66-ФЗ запрещает передавать свою цифровую подпись иному лицу. Это признается компрометацией ключа. Используя чужую цифровую подпись, злоумышленник может совершить юридические действия от имени организации или ее руководителя, в частности, касающиеся имущества компании.
Если бизнесмен уехал за пределы РФ, но оформил доверенность на другого человека у нотариуса, то выпустить с ее помощью ЭП все равно не выйдет. Предпринимателю или директору организации, желающему получить сертификат, придется лично посетить налоговую инспекцию для идентификации.
Однако закон не запрещает продлять электронную подпись удаленно. Сделать это можно, обратившись к нашим специалистам, с помощью которых вы в течение 2 часов перевыпустите подпись на новый срок.
Требования для перевыпуска подписи через кабинет налогоплательщика читайте в конце статьи.
Нужна ли электронная подпись физическим лицам
С 01.09.2024 года электронные подписи доверенных лиц перестают действовать. Поэтому теперь организации должны оформлять ЭЦП на физлица.
Физлица, имеющие статус ИП, вправе участвовать в торгах. Чаще всего они принимают участие в закупках по № 223-ФЗ, для которых требуется УКЭП.
В редких случаях предприниматели могут направлять заявки на торги без УКЭП, например, при закупках у единственного поставщика, проходящих вне электронной торговой площадки.
Однако ИП может оформить цифровой сертификат, чтобы:
- вести электронный документооборот с контрагентами;
- сдавать налоговую и бухгалтерскую отчетность;
- направлять документы в государственные органы, например, через Госуслуги.
ИП вправе оформить УКЭП в налоговой инспекции или ее доверенных центрах.
Порядок получения УКЭП для участия в госзакупках
В BiCo получить подпись можно за 2 часа дистанционно. Достаточно просто оставить заявку или связаться с нашими специалистами по телефону.
Если же вы хотите самостоятельно пройти все этапы для участия в торгах спешим вас предупредить, что это может занять много времени. Ознакомиться с нужными действиями можно здесь.
Как пользоваться ЭЦП
Это зависит от системного программного обеспечения, местоположения пользователя и других факторов. Упрощенно порядок использования электронной подписи выглядит так:
- вставьте носитель подписи (токен) в ПК;
- откройте программу, с помощью которой будете использовать ЭЦП;
- выберите формат цифровой подписи (необходимо не везде);
- укажите сертификат, который хранится на токене;
- нажмите на кнопку «подписать» и укажите подтверждающий пароль.
Перевыпустить подпись
Два важных изменения по ЭЦП, которые произошли в 2023 году
В 2023 году произошли существенные изменения, касающиеся работы с электронной подписью. Напрямую они не затронули участие в закупках, но косвенно повлияли на это. Приведем краткий перечень изменений:
- С 1 сентября 2023 года нельзя использовать ЭЦП на организацию или предпринимателя, выпущенных аккредитованными коммерческими УД (электронных сертификатов физических лиц данное правило не коснулось). Юрлица и ИП теперь могут использовать только сертификаты от ФНС и ее доверенных лиц, Федерального казначейства (для бюджетных учреждений) либо Центрального банка РФ (для финансовых организаций).
Руководителям и предпринимателям, имеющим ЭЦП коммерческого уц, нужно обратиться в налоговую службу. Удаленно получить сертификат не получится (можно только продлить).
- С 1 сентября 2023 года уц перестали выдавать работникам компаний сертификаты с реквизитами юрлица. Теперь оформляют только сертификаты физических лиц.
Чтобы подтвердить, что организация передала определенные полномочия сотруднику, при подписании электронных документов ему придется приложить машиночитаемую доверенность (МЧД) от руководителя.
Она представляет собой электронную версию бумажной доверенности для подписания документации, проще говоря, электронную доверенность. В ней содержатся сведения о доверителе, уполномоченном лице и его правомочиях.
Правда, работники смогут использовать старые действующие сертификаты до 31 августа 2024 года. При этом МЧД не понадобится.
Преимущества ЭЦП для участия в электронных торгах
Электронная подпись необходима не только для участия в торгах, но и для прохождения аккредитации на электронных торговых площадках. При помощи ЭЦП можно подписать заявку на аккредитацию с приложением всех необходимых документов.
Доступ для участия в электронных торгах имеет много преимуществ:
- прозрачность процедуры.
- экономия вложений и времени.
- возможность удаленного участия (подать заявку можно из Москвы, Новосибирска и любого другого города).
- работа с коммерческими, государственными и муниципальными заказами.
- повышенный уровень безопасности и защиты персональных данных.
- электронные торговые площадки представляют собой автоматизированные сервисы, что полностью исключает человеческий фактор.
- повышение конкуренции закупочных процедур.
- обширная база бизнес-контрагентов.
Рационально используйте преимущества электронной подписи для своего бизнеса и принимайте участие в электронных торгах. С помощью нашей компании БИКО вы сможете выйти на новый уровень!
Заключение
Электронная подпись представляет собой аналог собственноручной подписи. Ее можно использовать для удостоверения онлайн-документов, участия в электронном документообороте, использования государственных сервисов, направления заявок на торги и заключения контрактов. Получить ее удаленно невозможно, но можно продлить.
Для участия в торгах требуется усиленная квалифицированная цифровая подпись. Чтобы пройти некоторые процедуры или заключить контракты, она не нужна, например, при проведении закупок у единственного поставщика в бумажном виде. Однако, это, скорее, исключение из правил.
Получить УКЭП можно в «Бико» и Удостоверяющем центре ФНС России или у уполномоченного ею лица. Сертификат выпускают в единственном экземпляре. Для его записи требуется токен, который можно приобрести в магазине электроники или на специализированной площадке. Срок действия УКЭП составляет 15 месяцев.
Для поиска интересных тендеров воспользуйтесь нашим агрегатором. Здесь вы сможете не только найти подходящую закупку, но и отследить ее этапы, не пропустить важные сроки и посмотреть статистику по заказчикам. Будем рады помочь поучаствовать в закупочных процедурах и одержать победу.
Получайте сразу новые тендеры в мессенджер или на почту!
В системе Bicotender самая полная база тендеров, которая обновляется ежесекундно. Мы настроим для вас тендерную рассылку на почту или в мессенджер. Теперь вы никогда не упустите интересующую закупку!
Получить новый тендер
Материал является собственностью bicotender.ru. Любое использование статьи без указания источника - bicotender.ru запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ
Подписывайтесь на нас в соцсетях
