Что такое электронная подпись простыми словами и для чего ее используют

Электронная подпись (ЭЦП) простыми словами, является цифровым аналогом личной подписи человека в виде паролей, знаков, символов, которым он имеет право заверять электронные документы от своего имени.

Электронная подпись: что это такое

Электронная подпись дает возможность заверять документы онлайн, без личного присутствия.

На сегодняшний день термин «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) признан устаревшим, в законодательстве прописана формулировка «электронная подпись». Многие еще используют предыдущую терминологию, но мы в своей статье будет придерживаться нововведений.

Зачем нужна электронная подпись

Электронную подпись могут использовать как юридические, так и физические лица (в том числе ИП).

Представители бизнеса активно пользуются такой подписью, так как ее наличие позволяет:

• удаленно подписывать договоры с контрагентами;
• отправлять документацию в государственные организации;
• оформлять заявки на патент и сделки с собственностью в электронном виде;
• подписывать заявки на тендеры;
• подписывать налоговые декларации, и другие.

Физические лица используют эп для следующих задач:

• получение помощи через Госуслуги;
• удаленная отправка документов работодателю;
• запись в школу или ВУЗ;
• подписание налоговой отчетности;
• регистрация юридических лиц;
• регистрация на получение патента;
• отправление жалоб и исков в судебные инстанции и другие.

Виды электронной подписи и их отличия

Существует три вида электронной подписи:

• Простая электронная подпись ПЭП. Простыми словами, это логин и пароль (или SMS-код), подтверждающий подписание электронного документа определенным лицом. Простая подпись не дает гарантий сохранности файла после подписания. Используется, например, для отправки обращений через Госуслуги в некоторые государственные структуры или для заказа справки из банка.
• Неквалифицированная электронная подпись НЭП. Представляет собой зашифрованный код с личными данными пользователя, созданный с помощью криптографической программы. НЭП дает возможность подписывать внутренние документы организации или документы с контрагентами (например, акты приемки работ или приказы).
• Квалифицированная электронная подпись КЭП. Такую подпись еще называют усиленной, так как она имеет самый высокий уровень безопасности. КЭП дает возможность подписывать любые электронные документы (например, регистрация ООО и ИП, заявки на участие в тендерах).

Подробнее о процедуре получения ЭЦП для участия в торгах можно ознакомиться на нашем сайте BiCo.

Как выглядит электронная подпись

Электронная подпись — это набор зашифрованных сведений, поэтому ее нельзя увидеть. При подписании документа на нем отображается специальный значок или в папке с документами появляется новый файл с тем же наименованием, но с расширением sig.

Вся информация хранится на специальном носителе или в памяти компьютера, которые включают сертификат, идентифицирующий личность владельца, а также закрытый и открытый ключи - наборы различных символов.

Носители обычно бывают в виде:

• токенов, по сути, это просто флешка, но с усиленной защитой данных;
• smart-карты (похожи на банковские карты), но для считывания необходимо наличие специального устройства;
• SIM-карты с чипом, где установлено приложение для работы электронной подписи.

Принцип работы электронной подписи

Для работы с электронной подписью сначала следует установить на компьютер специализированное программное обеспечение (криптопровайдер) для формирования и проверки ЭП, а также шифрования данных.

Во многих моделях носителей электронной подписи уже встроены средства криптографической защиты информации, поэтому нет необходимости устанавливать дополнительное ПО. Для работы с эп понадобятся также плагины и расширения для браузера. Специалисты компании BICO ответят на любые ваши вопросы и подскажут, что именно нужно установить.

Любой документ, подписанный электронной подписью эп, зашифровывается с помощью закрытого ключа, а расшифровывается — открытым ключом. Весь процесс состоит из нескольких этапов.

1. При применении закрытого ключа, все сведения о документе и его содержании шифруются в виде длинной строки из знаков и символов посредством определенного математического алгоритма или хеш-функции.
2. Электронная подпись прикрепляется к документу вместе с сертификатом проверки или открытым ключом.
3. При помощи открытого ключа пользователь проверяет подлинность документа. Открытый ключ позволяет понять, что хеш-сумма (длина строки из символов) и содержание документа соответствуют друг другу.

Что делать при утере электронной подписи

При утере электронной подписи необходимо минимизировать риски и восстановить доступ:

• Немедленно сообщить об утрате (туда, где вы получали сертификат), чтобы избежать риска использования вашей подписи мошенниками.
• Аннулировать сертификат. Злоумышленники не смогут воспользоваться вашим недействительным сертификатом.
• Получить новый сертификат. Аннулировав старый сертификат, сразу подавайте заявку на получение нового.
• Обновить информацию. Все контрагенты и партнёры должны быть уведомлены о внесенных изменениях и получают ваши документы, подписанные новой электронной подписью (ЭП).

Удаленно провести процедуру нельзя — необходимо заполненное заявление на блокировку ЭП при личном присутствии пользователя.

Обращайтесь в нашу компанию BiCo, где профессиональные эксперты быстро и грамотно проконсультируют вас по любому вопросу, связанному с электронными подписями.