Сколько хранить закупочную документацию

Заказчики должны хранить закупочную документацию определенное время. Ранее, до 2021 года, этот срок составлял всего три года. Однако позже в ч. 15 ст. 4 ФЗ № 44 внесли изменения, обязавшие бюджетные учреждения обеспечивать сохранность тендерной документации более длительный срок.

В этой статье мы расскажем, сколько хранить закупочные документы на предприятии и как уничтожить их по окончании срока хранения.

Для каких документов установлен срок хранения

Не менее шести лет заказчик должен хранить такие документы и сведения:

1. Любую информацию и онлайн-документы, указанные в 44ФЗ, не формируемые и не публикуемые в ЕИС и на ЭТП, в том числе, на специализированных ЭТП, например, сертификаты соответствия поставщика, документы на прохождение универсальной предквалификации.
2. Коммерческие и ценовые предложения, а также счета на оплату, полученные в ответ на запросы о направлении ценовых предложений для расчета НМЦК и цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком. Это правило распространяется и на документы, участвующие в определении стоимости начальных цен единиц ТРУ, а также сумм таких цен (исключение содержится в ч. 4 ст. 93 ФЗ 44).

Если документы или информация, имеющиеся у заказчика, созданы и размещены в ЕИС и (или) на ЭТП, то есть, находятся в общем доступе, то хранить их в течение шести лет не обязательно. Правило о сроке хранения действует на те бумаги, которые заказчик формировал самостоятельно, например, техзадание или описание предмета закупки, представленное в неструктурированном виде.

Сколько хранить некоторые виды документов

Срок хранения закупочных документов устанавливает не только ч. 15 ст. 4 ФЗ № 44, но и Перечень из Приказа Росархива № 236.

По общему правилу, все документы, неопубликованные онлайн в ЕИС и на ЭТП, включая специализированные ЭТП, надо хранить минимум шесть лет со дня проведения госзакупки.

В течение указанного срока необходимо хранить коммерческие предложения, направленные поставщиками заказчику для расчета НМЦК или стоимости единицы ТРУ.

Однако некоторые бумаги надо хранить дольше. Так, документацию, регулирующую деятельность закупочной комиссии, контрактных управляющих или контрактной службы, согласно Приказу Росархива № 236, следует хранить всегда.

Протоколы, создаваемые при проведении или после окончания тендеров, надо хранить три года. Отсчет может начинаться:

• со дня проведения закупки;
• со дня подписания муниципального или государственного контракта;
• с момента признания закупки несостоявшейся.

Данные правила устанавливают п. 219-223 Приказа Росархива. В п. 226 нормативного акта сказано, что закупочные реестры учреждений при незаключении госконтрактов надо хранить до ликвидации организации.

Другие сроки хранения документов по Приказу Росархива:

1. Пять лет (ЭПК) — для федеральных и муниципальных контрактов на приобретение ТРУ для обеспечения нужд государства или муниципалитета. Срок начинает исчисляться после завершения действия госконтракта или окончания по нему обязательств.
2. Пять лет (ЭПК) — для контрактов (договоров, например, купли-продажи) о закупках ТРУ отдельными видами юридических лиц. Срок начинает отсчитываться после окончания периода действия контракта или прекращения по нему обязательств.
3. Три года — для журналов регистрации заявок на участие в тендере на поставку ТРУ или оказание услуг.
4. Три года — для журналов регистрации представителей компаний, направивших заявки, прибывших на процедуру вскрытия конвертов на участие в тендере на поставку ТРУ.
5. Три года — для переписки по проведению тендера для нужд юридического лица.
6. Постоянно —  для положений об экспертных советах, конкурсных комиссиях по грантам.
7. Пять лет (ЭПК) — для документов о проведении конкурсов по поводу выдачи грантов или субсидий.
8. Три года —  для переписки о проведении конкурсов на выдачу грантов или субсидий.
9. Три года — для журналов, баз данных учета заявок об участии в конкурсах на вручение грантов или субсидий.
10. Три года — для планов-графиков.

Сроки хранения документов, составленных в ходе закупок, например, отчетов, извещений, заявок на участие, аудиозаписей вскрытия конкурсных конвертов с заявками, протоколов закупочных процедур, составляет минимум три года. Это правило распространяется на все виды тендеров (аукцион, конкурс, запрос котировок и запрос предложений).

Таким образом, основную часть документации необходимо хранить три года. Больший срок установлен для госконтрактов. Их сохранность нужно обеспечивать в течение 5 лет. При этом срок отсчитывается с момента завершения сделки или окончания срока действия соглашения. Некоторые документы хранятся дольше, в том числе, постоянно.

Документы, сопутствующие закупкам, тоже имеют сроки хранения:

• минимум пять лет хранят авансовые отчеты (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558);
• минимум пять лет после отчетного года хранят документы бухгалтерского учета, включая акты выполненных работ (ч. 1 ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402).

Закрывающие документы также хранят пять лет.

Как хранить бумажные документы

Особенности хранения бумажных документов каждый заказчик определяет самостоятельно, учитывая возможности своего помещения. При этом компания может воспользоваться Приказом Минкультуры № 526. Главное —  сохранить документы в безопасности, не испортить их и не потерять.

Как хранить электронные документы

Оператор торговой площадки обеспечивает сохранность и достоверность информации, подписанной цифровой подписью, и размещенной на электронной площадке или специализированной торговой площадке, на протяжении 10 лет на серверах на территории РФ (п. 22 ПП РФ № 656 от 8 июня 2018 г.)

Однако заказчик вправе дополнительно организовать хранение важной информации в электронном варианте. Для этого он может воспользоваться флешкой, жестким диском, облачным хранилищем, отдельным персональным компьютером или сервером.

Самым безопасным считается хранение документов на серверах России с применением электронной подписи. Дополнительно можно использовать облачное хранилище или отдельный сервер.

Как уничтожить документы по окончании срока хранения

Согласно п. 47 Приказа Росархива № 77 от 31 июля 2023 года, документы, которые хранятся менее 10 лет, должны находиться в структурных подразделениях. По окончании сроков хранения проводится экспертиза их ценности (согласно главам III и IV). Ценность документации оценивает специальная комиссия. Минимальное количество ее членов должно быть не менее трех человек. После оценки выбранные документы уничтожают в порядке, регламентированном пунктом 31 Правил.

Руководитель государственного или муниципального органа может принять решение о передаче такой документации в архив (либо структурное подразделение, организующее хранение архивных документов), если обеспечить ее сохранность в структурных подразделениях на весь период хранения невозможно.

Документы, выбранные для уничтожения, указывают в специальном акте. При этом однородную документацию часто объединяют под общим наименованием. В акте прописывают, каким образом будут уничтожать документы, например, передавать на утилизацию или уничтожать самостоятельно.

Согласно п. 48 Приказа Росархива № 77, дела постоянного хранения, в частности, с отметкой «до ликвидации организации», а также документы сроком хранения более десяти лет, включая документацию по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию, то есть, включению в опись дел, документов.

Зачем хранить закупочные документы

Во-первых, это требование установлено законом, а во-вторых — всю документацию в бумажном виде заказчик должен предоставить по первому требованию контролера в ходе проверки.

Если информация из ЕИС будет расходиться с данными на бумажных носителях, то приоритет отдадут сведениям из ЕИС (ч. 12 ст. 4 Закона № 44-ФЗ).

Все файлы, приложенные к извещению, должны полностью соответствовать структурированной информации в ЕИС.

Как правильно хранить документы и не допустить ошибок

Чтобы правильно хранить закупочную документацию, нужно регулярно отслеживать изменения в законодательстве и придерживаться их. Лучше всего поручить работу по обеспечению сохранности бумаг отдельному специалисту. По необходимости можно обратиться за консультацией к экспертам.

Так, команда компании Bicоtender оказывает комплексную юридическую поддержку поставщикам. Наши специалисты консультируют по всем изменениям в тендерном законодательстве, помогают правильно применить его на практике, а также избежать серьезных правовых ошибок.

Для поставщиков мы разработали интеллектуальный поиск торгов. В нем собраны актуальные закупки более чем из 8 000 источников. Используя удобные фильтры, вы сможете найти, как государственные, так и коммерческие закупки. А дополнительные модули позволят вам успешно участвовать и побеждать в торгах.