Вход в личный кабинет
Мы всегда рядом
В любое время вы можете обратиться за бесплатной консультацией к нашему тендерному специалисту
Анастасия М.
Руководитель департамента сопровождения клиентов
Связаться
Главная | Статьи | Образец сопроводительного письма заказчику по 44-ФЗ

Образец сопроводительного письма заказчику по 44-ФЗ

Соблюдение правил деловой переписки подчеркивает уважение к партнеру. Рекомендуется направлять сопроводительные письма при отправке любой документации: на бумажном носителе или в электронном виде.

Иллюстрация для статьи: Сопроводительное письмо по 44-ФЗ

В статье расскажем, как грамотно составить различные виды писем заказчику, и для чего они необходимы.

Содержание

Зачем писать сопроводительное письмо

На законодательном уровне не установлено никаких требований, предъявляемых к составлению сопроводительного письма. Но важно соблюдать правила деловой этики и делопроизводства.

Получите новый контракт!

Сопровождение подписи, аккредитация, подбор закупок, анализ документации, прогноз победы, участие и постконтрактное сопровождение - сразу 5 специалистов работают вместе с вами. Просто делегируйте все тендерные процессы нам.

Получить контракт 

Направление сопроводительного письма контрагентам при любом взаимодействии является отличной деловой манипуляцией: при отправке документов, предоставлении сведений о выполнении очередного этапа сделки, предоставлении данных заказчику о невозможности выполнения работ.

Может показаться, что составление такого письма это лишь формальность, но на самом деле этот документ помогает избежать поставщику возникновения различных рисков, например:

  • истек срок подписания;
  • потеря важных документов;
  • нехватка основных документов.

Основной целью оформления сопроводительных писем (например, письмо о приемке выполненных работ, о смене директора или письмо на аванс по договору подряда) является фиксация ключевых моментов: дата передачи, что и для чего направляется, сроки ответа.

При возникновении споров или конфликтов, подборка сопроводительных писем позволит быстрее разрешить ситуацию и восстановить истину.

Основной целью для отправителя, например, благотворительного письма является укрепление деловых отношений. А для получателя такого документа — повышение авторитета, подтверждение своей значимости в определенных кругах и профессионального опыта (особенно, если благодарственное письмо от заказчика крупного и известного предприятия).

К каким документам прилагают сопроводительное письмо

В сфере государственных закупок сопроводительный документ составляют:

  • при отправке документов на подпись;
  • к акту сверки;
  • при направлении коммерческого предложения;
  • при отправке ответа на запрос;
  • при передаче иной важной информации.

Например, письмо о продлении срока действия договора составляется при наличии в договоре условия его продления.

Вы должны направить такое количество экземпляров писем, которое будет соответствовать числу участников переписки. Подписанное письмо должно иметь исходящий номер от отправителя, а при получении — входящий номер от получателя.

С помощью нумерации писем можно отследить судьбу каждого отправленного документа. Это очень значимая функция такой корреспонденции.

В сопроводительном письме следует также указывать опись документации, к которой оно прилагается. Это будет служить подтверждением того, что был отправлен полный пакет документов, а в случае утери бумаг — ответственность ляжет на получившую его сторону.

Образец сопроводительного письма (скачать)

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Если в штате организации предусмотрены делопроизводитель или секретарь, то конкретно эти специалисты занимаются составлением писем. При их отсутствии эти обязанности выполняет сотрудник, который отвечает за отправку документации (например, бухгалтер при отправке документов в налоговую службу, или менеджеры по продажам, если получатель является контрагентом).

Подписывая письма, необходимо соблюдать этикет делового общения. Если письмо направлено к директору компании, то и подписывать его должен руководитель (соблюдение равенства статусов).

Для дополнительной связи в конце письма следует указать данные уполномоченного сотрудника, к которому можно будет обратиться получателю по возникающим вопросам (подпись может ставить либо директор, либо ответственное лицо по доверенности).

Структура письма

Как правило, письма пишутся на официальных бланках, принятых в организации. Но нет как такового обязательного условия и можно просто оформить документ на белом листе, предпочтительнее в напечатанном виде.

Структура имеет стандартный вид. При создании образца сопроводительного письма старайтесь указывать всю необходимую информацию:

  • укажите все реквизиты отправителя (в шапке письма);
  • входящий и исходящий номер и дата отправки письма;
  • наименование документа, например: письмо о приемке выполненных работ, письмо заказчику о замене проектного решения, информационное письмо и другие;
  • обращение, причина отправки документов, сроки возврата — основная часть письма;
  • опись прилагаемых документов;
  • сведения о получателе;
  • ФИО и контактные данные сотрудника, ответственного за составление документа.

Текст сопроводительного письма

  1. Содержательную часть письма можно начать с обращения (при отправке контрагентам), например: «Уважаемый Николай Юрьевич!»

Важно: Обращение не используют при отправке письма для госорганов или вышестоящих ведомств. В таком случае фразу можно начать так: «Сообщаем Вам», «Направляем Вам».

  1. Затем следует указать в полном объеме, какие бумаги сопровождает письмо, например: «Направляем Вам акт сверки выполненных работ по договору строительного подряда».
  2. Необходимо отметить цель вашего письма: письмо на согласование, для подписания и т.д.
  3. Обязательно укажите, какие именно действия и в какой срок ждете от получателя:
  • «Просим подписать и вернуть второй экземпляр до 01 апреля 2025 года»;
  • «Просим ознакомиться и проинформировать сотрудников в установленном порядке»;
  • «Просим согласовать и вернуть письмо с комментариями» (письмо о согласовании).

Согласно правилам делового общения ответ на корреспонденцию должен быть не позднее, чем 30 рабочих дней с момента отправки. Ускорить срок ответа могут только равные по статусу организации, указав причину, например: «Просим подписать акт в 7-дневный срок для отправки документа в МЧС для проверки пожарной безопасности до 15 апреля».

В перечне приложений должно быть указано:

  • полное наименование документа;
  • количество экземпляров;
  • число листов каждого документа.

В конце можно указать суммарное число всех страниц.

Как написать письмо заказчику о привлечении субподрядчика: образец

Для уведомления заказчика о привлечении соисполнителей, генподрядчик обязан направить ему письмо или отчет. Образец письма:

Образец письма

Заказчик обязан вносить данные о соисполнителях в реестр контрактов, поэтому в письме советуем указать такую формулировку:

«Прошу Вас зарегистрировать в качестве субподрядчика Общество с ограниченной ответственностью "Константа" в реестр контрактов по 44-ФЗ».

Как написать письмо заказчику о дополнительных работах

Существует примерная форма уведомления о необходимости проведения дополнительных работ по договору строительного подряда. Уведомление составляется на фирменном бланке подрядчика с указанием причин о необходимости выполнении дополнительных работ:

«Уведомляем Вас о том, что в ходе выполнения работ по договору строительного подряда N [значение] от [число, месяц, год] подрядчик пришёл к выводу о необходимости проведения дополнительных работ и увеличения сметной стоимости строительства [наименование объекта] на сумму [цифрами и прописью] рублей в связи с выявлением не учтенных в технической документации работ».

№ п/п

Перечень видов работ, наименование, характеристика расходных материалов

Единица измерения

Кол-во

Цена за ед. изм. (в руб.)

Сумма (в руб.)

1

2

3

4

5

6

При отсутствии ответа на данное сообщение в течение 10 дней мы будем вынуждены приостановить работы с отнесением убытков, вызванных простоем, на ваш счёт.

При положительном ответе на проведение и оплату дополнительных работ просим подписать проект дополнительного соглашения об уточнении цены договора.

Приложение: проект дополнительного соглашения об уточнении цены договора подряда N [значение] от [число, месяц, год].

[должность, подпись, инициалы, фамилия]

Как написать письмо о передаче исполнительной документации (акт передачи)

Не существует единого образца акта об исполнительной документации, утвержденного законодательством.

Как правило, в акте указывают:

  • наименование заказчика и подрядчика;
  • адрес объекта;
  • список передаваемой документации с указанием количества листов;
  • дату передачи;
  • подписи обеих стороны.

Советуем в таблице разделить передаваемые реестры на этапы выполнения работ или на их назначение, чтобы соотнести их к логическим группам.

Передавать исполнительную документацию лучше поэтапно, чтобы снизить общий объем бумажных документов:

  • на установку кровли;
  • на монтаж вентиляционных блоков;
  • на установку коммуникаций;
  • на монтаж электропроводки;
  • на установку окон и др.

Вот образец передаточного реестра:

Образец передаточного реестра

Образец заполнения акта в табличном виде:

Образец заполнения акта в табличном виде

Как написать сопроводительное письмо к акту выполненных работ: образец

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ имеет такую же структуру, что и иные деловые письма.

В шапке письма о выполнении работ необходимо прописать все основные данные и реквизиты компании, а в основной части обязательно указывайте следующую информацию:

  • о факте отправки: получателю отправлен акт приема-передачи выполненных работ в 2 экземплярах с указанием реквизитов документа;
  • просьбу об ознакомлении, подписании и возврате одного экземпляра документа;
  • срок возврата;
  • ссылка на пункт договора, где указано, что работы будут считаться выполненными, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи или отказ от его подписания в определенный срок.

Все остальные мероприятия по регистрации, отправке и подписанию документов имеют стандартный характер.

Образец письма о выполнении работ:

Образец письма о выполнении работ

Как написать рекомендательное письмо от заказчика подрядчику: образец

Хотя рекомендательное письмо не имеет юридической силы, но этот документ является основой вашей репутации, так как простыми словами, вы поручаетесь за компанию и подтверждаете ее надежность.

Структура рекомендательного письма компании

  • Название письма: «Рекомендательное письмо» или «Рекомендация».
  • Основная мысль: почему вы рекомендуете эту организацию, укажите данные, которые заинтересуют потенциальных клиентов.
  • Факты: какое подтверждение вы можете предоставить в качестве рекомендации, то есть выгоду от сотрудничества.
  • Заключение: ФИО и должность составителя, подпись и дата.

Многие организации присылают рекомендательное письмо вместе с коммерческим предложением. Здесь работает психологический фактор: клиенты отмечают, что другие компании остались довольны, воспользовавшись услугами данного предприятия, и отношение к предлагаемым услугам будет восприниматься уже в ином ключе.

Образец рекомендательного письма:

Образец рекомендательного письма

Получайте сразу новые тендеры в мессенджер или на почту!

В системе Bicotender самая полная база тендеров, которая обновляется ежесекундно. Мы настроим для вас тендерную рассылку на почту или в мессенджер. Теперь вы никогда не упустите интересующую закупку!

Получить новый тендер 
Задать вопрос специалисту

Если вы уже регистрировались на сайте bicotender.ru, авторизуйтесь, пожалуйста!

Нажимая на кнопку "Отправить вопрос", Вы принимаете условия пользовательского соглашения и даете согласие на рассылку.



Связаться с нами:
Получить доступ