Соблюдение правил деловой переписки подчеркивает уважение к партнеру. Рекомендуется направлять сопроводительные письма при отправке любой документации: на бумажном носителе или в электронном виде.
В статье расскажем, как грамотно составить различные виды писем заказчику, и для чего они необходимы.
На законодательном уровне не установлено никаких требований, предъявляемых к составлению сопроводительного письма. Но важно соблюдать правила деловой этики и делопроизводства.
Сопровождение подписи, аккредитация, подбор закупок, анализ документации, прогноз победы, участие и постконтрактное сопровождение - сразу 5 специалистов работают вместе с вами. Просто делегируйте все тендерные процессы нам.
Получить контрактНаправление сопроводительного письма контрагентам при любом взаимодействии является отличной деловой манипуляцией: при отправке документов, предоставлении сведений о выполнении очередного этапа сделки, предоставлении данных заказчику о невозможности выполнения работ.
Может показаться, что составление такого письма это лишь формальность, но на самом деле этот документ помогает избежать поставщику возникновения различных рисков, например:
Основной целью оформления сопроводительных писем (например, письмо о приемке выполненных работ, о смене директора или письмо на аванс по договору подряда) является фиксация ключевых моментов: дата передачи, что и для чего направляется, сроки ответа.
При возникновении споров или конфликтов, подборка сопроводительных писем позволит быстрее разрешить ситуацию и восстановить истину.
Основной целью для отправителя, например, благотворительного письма является укрепление деловых отношений. А для получателя такого документа — повышение авторитета, подтверждение своей значимости в определенных кругах и профессионального опыта (особенно, если благодарственное письмо от заказчика крупного и известного предприятия).
В сфере государственных закупок сопроводительный документ составляют:
Например, письмо о продлении срока действия договора составляется при наличии в договоре условия его продления.
Вы должны направить такое количество экземпляров писем, которое будет соответствовать числу участников переписки. Подписанное письмо должно иметь исходящий номер от отправителя, а при получении — входящий номер от получателя.
С помощью нумерации писем можно отследить судьбу каждого отправленного документа. Это очень значимая функция такой корреспонденции.
В сопроводительном письме следует также указывать опись документации, к которой оно прилагается. Это будет служить подтверждением того, что был отправлен полный пакет документов, а в случае утери бумаг — ответственность ляжет на получившую его сторону.
Образец сопроводительного письма (скачать)
Если в штате организации предусмотрены делопроизводитель или секретарь, то конкретно эти специалисты занимаются составлением писем. При их отсутствии эти обязанности выполняет сотрудник, который отвечает за отправку документации (например, бухгалтер при отправке документов в налоговую службу, или менеджеры по продажам, если получатель является контрагентом).
Подписывая письма, необходимо соблюдать этикет делового общения. Если письмо направлено к директору компании, то и подписывать его должен руководитель (соблюдение равенства статусов).
Для дополнительной связи в конце письма следует указать данные уполномоченного сотрудника, к которому можно будет обратиться получателю по возникающим вопросам (подпись может ставить либо директор, либо ответственное лицо по доверенности).
Как правило, письма пишутся на официальных бланках, принятых в организации. Но нет как такового обязательного условия и можно просто оформить документ на белом листе, предпочтительнее в напечатанном виде.
Структура имеет стандартный вид. При создании образца сопроводительного письма старайтесь указывать всю необходимую информацию:
Важно: Обращение не используют при отправке письма для госорганов или вышестоящих ведомств. В таком случае фразу можно начать так: «Сообщаем Вам», «Направляем Вам».
Согласно правилам делового общения ответ на корреспонденцию должен быть не позднее, чем 30 рабочих дней с момента отправки. Ускорить срок ответа могут только равные по статусу организации, указав причину, например: «Просим подписать акт в 7-дневный срок для отправки документа в МЧС для проверки пожарной безопасности до 15 апреля».
В перечне приложений должно быть указано:
В конце можно указать суммарное число всех страниц.
Для уведомления заказчика о привлечении соисполнителей, генподрядчик обязан направить ему письмо или отчет. Образец письма:
Заказчик обязан вносить данные о соисполнителях в реестр контрактов, поэтому в письме советуем указать такую формулировку:
«Прошу Вас зарегистрировать в качестве субподрядчика Общество с ограниченной ответственностью "Константа" в реестр контрактов по 44-ФЗ».
Существует примерная форма уведомления о необходимости проведения дополнительных работ по договору строительного подряда. Уведомление составляется на фирменном бланке подрядчика с указанием причин о необходимости выполнении дополнительных работ:
«Уведомляем Вас о том, что в ходе выполнения работ по договору строительного подряда N [значение] от [число, месяц, год] подрядчик пришёл к выводу о необходимости проведения дополнительных работ и увеличения сметной стоимости строительства [наименование объекта] на сумму [цифрами и прописью] рублей в связи с выявлением не учтенных в технической документации работ».
№ п/п |
Перечень видов работ, наименование, характеристика расходных материалов |
Единица измерения |
Кол-во |
Цена за ед. изм. (в руб.) |
Сумма (в руб.) |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
При отсутствии ответа на данное сообщение в течение 10 дней мы будем вынуждены приостановить работы с отнесением убытков, вызванных простоем, на ваш счёт.
При положительном ответе на проведение и оплату дополнительных работ просим подписать проект дополнительного соглашения об уточнении цены договора.
Приложение: проект дополнительного соглашения об уточнении цены договора подряда N [значение] от [число, месяц, год].
[должность, подпись, инициалы, фамилия]
Не существует единого образца акта об исполнительной документации, утвержденного законодательством.
Как правило, в акте указывают:
Советуем в таблице разделить передаваемые реестры на этапы выполнения работ или на их назначение, чтобы соотнести их к логическим группам.
Передавать исполнительную документацию лучше поэтапно, чтобы снизить общий объем бумажных документов:
Вот образец передаточного реестра:
Образец заполнения акта в табличном виде:
Сопроводительное письмо к акту выполненных работ имеет такую же структуру, что и иные деловые письма.
В шапке письма о выполнении работ необходимо прописать все основные данные и реквизиты компании, а в основной части обязательно указывайте следующую информацию:
Все остальные мероприятия по регистрации, отправке и подписанию документов имеют стандартный характер.
Образец письма о выполнении работ:
Хотя рекомендательное письмо не имеет юридической силы, но этот документ является основой вашей репутации, так как простыми словами, вы поручаетесь за компанию и подтверждаете ее надежность.
Структура рекомендательного письма компании
Многие организации присылают рекомендательное письмо вместе с коммерческим предложением. Здесь работает психологический фактор: клиенты отмечают, что другие компании остались довольны, воспользовавшись услугами данного предприятия, и отношение к предлагаемым услугам будет восприниматься уже в ином ключе.
Образец рекомендательного письма:
В системе Bicotender самая полная база тендеров, которая обновляется ежесекундно. Мы настроим для вас тендерную рассылку на почту или в мессенджер. Теперь вы никогда не упустите интересующую закупку!
Получить новый тендерЕсли вы уже регистрировались на сайте bicotender.ru, авторизуйтесь, пожалуйста!
Нажимая на кнопку "Отправить вопрос", Вы принимаете условия пользовательского соглашения и даете согласие на рассылку.
bicotender.ru - Первая и самая полная поисковая система тендеров и закупок России и СНГ |
Москва ул.Марксистская, д.34 Телефон: (495) 660-06-03 |