С какими трудностями сталкиваются поставщики в процессе электронной приемки

При электронной приемке у поставщиков нередко возникают проблемы, которые они не могут решить. В этой статье мы приведем основные подводные камни, с которыми могут столкнуться участники, а также полезную информацию по электронному актированию.

Что такое электронная приемка по ФЗ 44

Электронная приемка по ФЗ № 44 необходима при исполнении всех контрактов, подписанных по итогам электронных процедур. Она актуальна как для открытых, так и закрытых онлайн-торгов, вне зависимости от их суммы.

По закону «О контрактной системе», в некоторых случаях электронное актирование не требуется. Например, оно не проводится после закупок малого объема или если заказчиками выступают правоохранительные органы, органы госохраны и обороны.

Где поставщику заполнить документацию о приемке

Приведем пошаговую инструкцию:

1. Чтобы заполнить документацию о приемке в ЕИС, поставщику надо зайти в раздел «Исполнение контрактов». Следует найти нужный контракт, выбрать документ о приемке (электронный акт) в карточке договора и внести информацию. Если необходимо, можно загрузить документы из внешних источников, но только в формате xml.
2. В электронный документ о приемке следует внести недостающую информацию о компании, ТРУ, сроках поставки товаров (или выполнения работ, оказания услуг), а также другие необходимые данные, не противоречащие единой форме. Также к электронному акту необходимо приложить документы, соответствующее его содержанию.
3. После этого следует подписать акт квалифицированной электронной подписью. Система автоматически отправит документ заказчику в течение часа. Покупатель должен будет проверить информацию, указанную в акте, в течение 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке, и сделать следующее (на выбор):

3.1. Принять ТРУ и подписать акт в ЕИС. С этого момента начнет отсчитываться срок оплаты по госконтракту.

3.2. Принять товары, работы, услуги (ТРУ) частично. Тогда поставщику нужно будет сформировать корректировочный документ на принятую часть, подписать его и направить заказчику.

3.3. Выслать мотивированный отказ от приемки с указанием причин. В этом случае поставщик сможет исправить замечания и создать новый акт о приемке или обжаловать действия покупателя.

Окончательной приемкой может заниматься не только заказчик, но и приемочная комиссия. Датой приемки считается день размещения в ЕИС структурированного приемочного документа, подписанного заказчиком.

Какие трудности могут возникнуть у поставщиков в процессе электронного актирования

Приведем основные трудности, с которыми могут столкнуться поставщики в процессе электронной приемки.

Обязательное электронное актирование для контрактов, заключенных по результатам онлайн-процедур (конкурсов, аукционов, запросов котировок), установлено п. 2 ч. 1 ст. 93 ФЗ № 44. То есть, по всем договорам, подписанным в электронном виде, заказчики обязаны проводить электронную приемку.

Если контракт заключался на бумаге, то электронное актирование не обязательно. Однако, согласно п. 1 ч. 13 ст. 34 ФЗ № 44, заказчик может указать требование об электронной приемке в тексте контракта.

Если необходимость онлайн-актирования в договоре не прописана, то заказчик не вправе требовать от поставщика оформления актов выполненных работ, предоставленных услуг или поставленных товаров в электронном виде.

Может ли заказчик не принимать товар, поставленный раньше срока

Срок поставки товара указывается в госконтракте. Если поставщик привез продукцию раньше, то заказчик не сможет ее принять, поскольку он нарушит условия договора. Однако в этом случае он должен будет оформить мотивированный отказ в соответствии с ч. 7 и 13 ст. 94 ФЗ № 44. Кроме того, покупатель сможет начислить поставщику штраф.

Может ли заказчик не принимать товар, поставленный позже срока

В соответствии с п. 3 ст. 511 ГК РФ, заказчик вправе отказаться от принятия товаров, поставленных позже срока, уведомив об этом поставщика, если в договоре не указано иное. При этом согласно ч. 5 ст. 93 ФЗ № 44, он вправе требовать с продавца уплату неустойки.

Исходя из п. 2 ст. 523 ГК РФ, при неоднократном нарушении сроков поставки товара, заказчик может отказаться от исполнения контракта в одностороннем порядке.

Может ли заказчик вернуть поставщику товары после приемки

Предположим, поставщик привез товар заказчику. Стороны провели электронное актирование, однако позже обнаружилось, что продукция некачественная. Может ли поставщик принять товар обратно, если он согласен? И как провести эту процедуру?

Согласно п. 2 ст. 475 ГК РФ, при поставке некачественного товара заказчик может, в том числе, от него отказаться и потребовать вернуть деньги.

ФЗ № 44 не устанавливает порядок возврата продукции после ее приемки. Но, в любом случае, инициатива должна исходить от заказчика.

Чтобы вернуть товар, покупатель должен сформировать акт, указав в нем, что продукция была некачественной. В документе заказчику следует прописать количество товаров к возврату и их стоимость. Акт должен подписать представитель покупателя.

Заказчик должен направить документ поставщику в форме претензии через ЕИС. В зависимости от требований покупателя, после получения акта поставщик может заменить товар или вернуть контрагенту уплаченную сумму.

Если товар принимался через Единую информационную систему, то возврат тоже нужно оформить через нее. Для этого, согласно п. 4.1.9 Руководства пользователей личного кабинета заказчика в ЕИС, следует перевести документы приемки в статус «Возврат».

Данный статус будет присвоен всем подписанным документам (документации о приемке и ее исправлениям), и позволит высвободить ранее актированное количество товаров по позициям, указанным в документах.

Внимание: статус «Возврат» не получится присвоить документам о приемке, если заказчик закупал работы или услуги.

Оформить возврат через ЕИС можно для товаров, которые заказчик уже оплатил, однако решил вернуть по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.

Одновременно с созданием документа в ЕИС заказчиком, поставщик должен перевести ему деньги за некачественный товар, если стороны не обговорили иное.

Кроме того, заказчик обязан сделать следующее:

1. Составить акт отказа от приемки ТРУ в бумажном виде, указав причины своего решения.
2. Указать необходимую информацию в УПД в разделе «Приемка ТРУ» и направить этот документ поставщику вместе с отсканированной копией отказа.

Продавец вправе исправить ситуацию и повторно привезти товары заказчику. В этом случае он должен сформировать новый УПД и передать его покупателю.

Если у контрагентов возникли разногласия, то они могут обратиться в суд

Может ли заказчик попросить поставщика заменить товары после приемки

Согласно п. 2 ст. 475 ГК РФ, заказчик вправе потребовать заменить некачественный товар на качественный, в соответствии с договором.

При частичном возврате заказчику нужно обратиться к поставщику для исправления существенных условий к документу о приемке, в котором допускается скорректировать количество товара. Такие условия должны приводить к изменению стоимостных реквизитов.

Кроме того, заказчику необходимо:

1. Составить в бумажном варианте 2 документа: акт частичной приемки и отказ от приемки оставшихся товаров с указанием причин.
2. Внести необходимые данные в УПД (в раздел «Приемка товаров, работ и услуг»), загрузить отсканированные копии документов и направить их поставщику.
3. Дождаться, пока продавец сформирует УПД, указав в нем только принятые позиции, заверит документ электронной подписью и направит обратно.
4. Выслать поставщику уведомление о получении корректировочного документа, изучить и подписать его цифровой подписью.

Может ли поставщик скорректировать в ЕИС уже подписанный и оплаченный УПД

Если заказчик уже принял товары по госконтракту, поставщик не сможет создать корректировочный документ. Функционал ЕИС позволяет менять документы о приемке только покупателям.

Для исправления ошибочной информации можно использовать механизм «Исправление» или механизм «Корректировка»:

1. Механизм «Исправление» подходит для изменения несущественных условий, допустим, адреса или банковских реквизитов покупателя (ч. 13 ст. 94 ФЗ № 44, ч. 7 ст. 9 ФЗ № 402).

Исправления можно внести в документ, который находится в одном из статусов:

• «отказано при рассмотрении»;
• «подписано»;
• «подписано с частичной приемкой.

Результаты приемки нельзя скорректировать.

2. Механизм «Корректировка» подходит для исправления существенных условий контракта: цены товаров, их количества или объема, стоимости с налогом или без, размера налога (согласно ст. 168-169 НК РФ, а также Приказу Минфина РФ № 14).

Коррективы вносят в документы, которые находятся в статусе:

• «подписано»;
• «подписано с частичной приемкой».

Результаты приемки можно скорректировать.

Реализация механизма «Исправление»

Если заказчик нашел в онлайн документе о приемке незначительные ошибки, то он может исправить их через уведомление об уточнении. Несущественными ошибками являются: неточности в адресе поставки, реквизитах банка.

Чтобы скорректировать информацию, покупатель должен отправить поставщику уведомление об уточнении. После его подписания продавцом акт о приемке перейдет в статус «Отказано при рассмотрении». Поставщик должен будет исправить ошибки и повторно направить УПД заказчику.

Важно помнить, что уведомление об уточнении не запускает срок приемки заново. Ошибки в УПД никак не связаны с претензиями к качеству ТРУ. По этой причине коррективы вносят в срок, отведенный для приемки, то есть, в течение 20 рабочих дней. Если у заказчика есть претензии к качеству ТРУ, то он формирует «Мотивированный отказ».

Покупатель дополнительно сообщает продавцу о выявлении ошибок в УПД и необходимости формирования исправлений к документу о приемке, находящемуся в статусе «Отказано при рассмотрении».

Реализация механизма «Корректировка»

Данный механизм подходит для исправления существенных условий контракта: цены, объема, количества, стоимости ТРУс налогом или без, размера налога.

Корректировочный документ составляют в двух случаях:

1. Если заказчик принял ТРУ частично. Тогда поставщик составляет корректировочный документ на принятый объем и высылает его заказчику.
2. Если во время исполнения госконтракта изменились объем и (или) цена единицы товара, ставка, либо сумма НДС, что привело к изменениям ранее заактированной стоимости. В этом случае, прежде чем внести коррективы в акт приемки, стороны подписывают дополнительное соглашение, и вносят изменения в реестр контрактов (письмо Казначейства от 08.02.2022 № 14-00-05/2543).

Этот способ также подходит для ситуации, когда стороны случайно указали в УПД неправильную стоимость или количество товаров.

Важно: корректировочный документ можно создавать во всех случаях, кроме тех, когда:

• поставщиком выступает физическое лицо;
• тендер проводился по специализации «Приобретение жилых помещений», «Строительство», либо акт выполненных работ составлялся с применением накопительного итога.

Должен ли поставщик использовать акт по форме 0510452, если электронного актирования не было

Да, должен. Акт по форме 0510452 следует оформлять по любым договорам и контрактам, информацию о которых не публикуют реестре контрактов, с электронной приемкой или без таковой, включая госконтракты с казначейским сопровождением, а также по договорам, заключенным согласно ФЗ № 223. Акт необходимо составить на основании документации, подтверждающей исполнение поставщиком своих обязательств.

Как разрешить трудности

На практике поставщики нередко сталкиваются с проблемами при электронном актировании. Чтобы разрешить их быстро и эффективно, проще всего обратиться к экспертам.

Команда Bico оказывает комплексную правовую поддержку поставщикам, а также проводит детальные консультации по вопросам закупок.

Если у вас возникли сложности с регистрацией в ЕИС и на торговой площадке, направлением заявки, подготовкой документов, исполнением договора, приемкой товаров или разногласия с заказчиком, обратитесь к нашим экспертам. Они быстро проконсультируют вас и помогут разрешить юридические проблемы.

Выбирайте подходящие тендеры с помощью нашего агрегатора торгов. На нем вы найдете как коммерческие, так и государственные или муниципальные закупки по удобным фильтрам, а также сможете воспользоваться дополнительными опциями, которые помогут вам оценивать заказчиков, отслеживать сроки и выиграть торги.