Анализ закупки от А до Я

Сегодня участие в тендерах — это полноценная бизнес-стратегия. Государственные и коммерческие закупки позволяют компаниям расширять рынки сбыта, стабилизировать доход и наращивать объёмы. Но прежде чем выходить на торги, необходимо провести анализ закупки: изучить документы, рассчитать затраты, оценить заказчика и потенциальные риски. Ошибка на любом этапе может стоить вам и денег, и репутации.

Комплексный анализ тендеров помогает определить, стоит ли участвовать, и избежать участия в заведомо невыгодной или сомнительной закупке. Эффективность участия напрямую зависит от качества подготовки. В этой статье мы пошагово рассмотрим, как провести анализ информации о закупках, на что обращать внимание и как минимизировать риски.

Схема участия в тендере

Участие в закупке начинается задолго до подачи заявки и включает множество организационных и технических этапов. Процесс можно разбить на 15 ключевых шагов, каждый из которых играет важную роль в достижении успешного результата.

1. Получение ЭЦП — оформляется квалифицированная электронная подпись, необходимая для регистрации и подписания документов.
2. Регистрация в ЕИС — компания вносится в Единую информационную систему для участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
3. Аккредитация на ЭТП — проходится регистрация на одной или нескольких электронных торговых площадках.
4. Открытие спецсчета — в уполномоченном банке открывается счёт для внесения обеспечения заявок.
5. Поиск тендера — осуществляется мониторинг закупок в ЕИС, на ЭТП или через агрегаторы.
6. Анализ и выбор тендера — оцениваются требования, объём, риски и рентабельность участия.
7. Подготовка документов — формируется комплект заявки согласно требованиям закупочной документации.
8. Обеспечение заявки — вносится денежное обеспечение или предоставляется независимая гарантия.
9. Подача заявки и участие в торгах — заявка подаётся через ЭТП, в аукционе происходит торг по цене.
10. Победа в тендере — заказчик определяет победителя, которому направляется проект контракта.
11. Обеспечение контракта — предоставляется обеспечение исполнения в виде денежных средств или гарантии.
12. Подписание контракта — договор подписывается электронной подписью на площадке.
13. Выполнение контракта — осуществляется поставка, выполнение работ или оказание услуг.
14. Размещение документов в ЕИС — размещаются отчёты и закрывающие документы в системе.
15. Получение оплаты — после приёмки и подписания актов заказчик перечисляет оплату.

Эта последовательность универсальна для большинства государственных закупок по 44-ФЗ и муниципальных закупок.

Техническая документация: на что обратить внимание

Перед подачей заявки крайне важно изучить закупочную документацию. Она содержит всю критически важную информацию:

• Объект закупки: что именно закупается, в каком объёме и где.
• Условия исполнения: сроки поставки, оплата, место выполнения.
• Требования к участникам: лицензии, квалификация, опыт.
• Форма заявки, перечень подтверждающих документов.
• Особые условия по нацрежиму, ограничения на импортную продукцию.

Здесь важен анализ рисков — например, нестандартные сроки, завышенные требования или сомнительные формулировки. Без внимательного анализа легко подать заявку на закупку, требования которой невозможно выполнить, что в итоге обернётся финансовыми потерями.

Как оценить затраты и потенциальную прибыль

Расчёт себестоимости

Базовый этап для любого предприятия. Стоимость поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг должна включать все прямые и косвенные издержки: материалы, зарплаты, логистика, налоги, аренда, субподряд.

Важно: если вы работаете с импортом, учитывайте динамику валютных курсов. Поставки могут начаться уже после скачка цен, и вы уйдете в минус.

Затраты на КЭП

Квалифицированная электронная подпись — обязательное условие участия. Она оформляется в ФНС или коммерческом удостоверяющем центре. Затраты:

• токен для хранения ключа;
• лицензия на криптозащиту (например, КриптоПро);
• регулярное продление сертификата.

Обеспечительные платежи и тарифы ЭТП

• Обеспечение заявки — от 0,5% до 5% НМЦ.
• Обеспечение контракта — до 30%.
• Обеспечение гарантийных обязательств — до 10%.

Форму обеспечения участник выбирает сам — это может быть либо денежный взнос, либо банковская гарантия. При внесении денег средства блокируются на спецсчёте и могут оставаться там до нескольких месяцев. В случае с банковской гарантией учтите: банк взимает комиссию за её оформление, и эти расходы не возвращаются.

Участие в торгах также может требовать оплату тарифов площадки, особенно в коммерческих закупках.

Требования к заявке

Ошибки при оформлении заявки — одна из самых частых причин отказа. Чтобы избежать отклонения и повысить свои шансы на победу, важно не только правильно заполнить все поля и указать единицы измерения, но и приложить все требуемые документы, особенно если закупка подпадает под действие национального режима или содержит предквалификацию.

Общие требования к участникам закупок

Эти требования являются обязательными для всех поставщиков, работающих по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Заказчик имеет право отклонить заявку, если участник:

• имеет задолженность перед налоговыми органами, превышающую 25% от балансовой стоимости активов;
• находится на стадии банкротства или в процессе ликвидации;
• зарегистрирован в офшорной зоне;
• включён в реестр недобросовестных поставщиков (РНП);
• имеет непогашенную судимость за экономические преступления;
• связан с заказчиком конфликтом интересов (например, если директор участника — родственник сотрудника заказчика).

Дополнительные требования — при наличии отраслевой специфики

Для закупок в отдельных отраслях заказчики могут устанавливать дополнительные требования, регулируемые Постановлением Правительства № 2571. Это касается закупок в следующих сферах:

• культура;
• градостроительство;
• дорожная деятельность;
• атомная энергетика;
• пассажирские перевозки;
• охрана окружающей среды;
• гособоронзаказ;
• здравоохранение, образование, наука;
• оценочная деятельность;
• контракты со встречными инвестиционными обязательствами.

В таких закупках от поставщика могут потребовать подтверждение:

• наличия необходимого оборудования;
• финансовых ресурсов;
• штата квалифицированных специалистов;
• успешного опыта выполнения аналогичных контрактов.

Перед подачей заявки необходимо загрузить подтверждающие документы (контракты, акты выполненных работ и др.) в личный кабинет на электронной торговой площадке (ЭТП). Площадки рассматривают документы до 5 рабочих дней — поэтому важно загрузить их заранее. Если документы не будут проверены до срока подачи заявки, система автоматически отклонит участие.

Предквалификация

Если в закупке указана предквалификация, это значит, что поставщик должен подтвердить свой опыт и надёжность ещё до подачи заявки. Обычно предквалификация используется в крупных закупках, особенно в рамках инвестиционных проектов, чтобы снизить риск неисполнения контракта.

Вы должны предоставить исполненный контракт за последние 3 года на сумму не менее 20% от начальной максимальной цены (НМЦ) закупки. Список документов зависит от отрасли. Документы, подтверждающие опыт, подаются в ЭТП заранее.

Национальный режим

В ряде случаев заказчики обязаны применять национальный режим. Это значит, что товары из России и стран ЕАЭС имеют преимущества. В зависимости от постановлений, применяются следующие механизмы: запрет, ограничение, преимущество. Подробнее о применении нацрежима в тендерах мы писали в другой статье.

Поставщик должен подтверждать страну происхождения товара, приложив к заявке декларацию, сертификат СТ-1, либо указав номер записи из реестра Минпромторга (или ЕАЭС). Какие именно документы требуются — заказчик указывает в документации.

Сроки исполнения

Согласно ст. 94 закона 44-ФЗ, в срок исполнения контракта входит:

• сама поставка товаров или выполнение работ;
• приемка (возможно — с экспертизой);
• оплата.

Оценка заказчика на благонадежность

Даже самая выгодная закупка может обернуться убытками, если заказчик окажется ненадежным. Именно поэтому оценка закупок заказчика — обязательный этап анализа тендеров. Прежде чем подавать заявку, важно понять, насколько добросовестно заказчик исполняет свои обязательства, есть ли у него проблемы с оплатами, и не участвуете ли вы в потенциально фиктивной процедуре.

На что обратить внимание при анализе заказчика:

• Повторяющиеся победители. Изучите историю проведённых тендеров: если победителем часто оказывается одна и та же компания, особенно при участии других поставщиков, это может быть признаком сговора.
• Аномальное снижение цен. Если в большинстве закупок наблюдается резкое снижение (40–50% и более от НМЦК), это может говорить о демпинге.
• История споров и судов. Проверьте, не выступал ли заказчик в судах как ответчик по искам поставщиков. Частые иски по неоплате — тревожный сигнал.
• Реальные объёмы и частота закупок. Регулярность процедур и стабильность закупочной политики — дополнительный индикатор надёжности.

Типичные признаки недобросовестного заказчика:

• Указание своих реквизитов для обеспечения заявки. По закону обеспечение должно вноситься на спецсчёт участника, на ЭТП (по 223 ФЗ)  или в форме независимой гарантии — требование перевести деньги напрямую на счёт заказчика нарушает правила и указывает на мошенничество.
• Короткий срок существования организации. Если заказчику всего 1–2 месяца, стоит насторожиться: это может быть «однодневка».
• Массовый запуск закупок с обеспечением. Новая компания, у которой внезапно появляются десятки закупок — особенно с требованием внесения обеспечения — вызывает обоснованные сомнения.

Как обезопасить себя:

Для оценки используйте инструменты мониторинга закупок и проверки контрагентов – такие как, модуль BiCo «Проверка контрагентов». Сервис позволяет быстро узнать арбитражную историю компании, количество отклонённых заявок, типовые претензии от поставщиков и другие важные параметры — это помогает заранее исключить сомнительные тендеры.

Иногда лучше отказаться от участия, чем рискнуть временем, деньгами и возможностью оказаться без оплаты или в конфликте с заказчиком. Анализ закупок заказчика — это защита вашего бизнеса.

Как не попасть в РНП

Реестр недобросовестных поставщиков — серьёзное пятно на деловой репутации. Основные причины:

• Отказ от заключения контракта.
• Нарушение сроков или условий исполнения.
• Поставка товара, не соответствующего ТЗ.

Пример: вы выиграли тендер на поставку медицинских весов, в ТЗ — без конкретики по модели, но в контракте указано, что товар должен быть включён в Государственный реестр средств измерений РФ. В итоге выбранная вами модель, хотя и соответствует характеристикам, в реестре не числится — заказчик не примет поставку, контракт будет расторгнут, а вы рискуете попасть в РНП.

Избежать этого помогает более детальный поиск и анализ закупок индивидуально под ваши товары или услуги, а также внимательное чтение контракта и точная оценка своих возможностей.

Контракт с заказчиком: на что обратить внимание

Читайте контракт до подачи заявки. Важно:

• Чёткое описание объема, комплектации, сроков.
• Порядок оплаты: этапы, сроки, акты.
• Ответственность сторон: штрафы, пени.
• Возможность внесения изменений.

Отдельно обращайте внимание на условия возврата обеспечения, критерии приёмки и гарантии. Контракт — юридически значимый документ, и отказаться от него без последствий нельзя.

Основные ошибки поставщиков

Ошибки совершают даже опытные участники. Вот ТОП-5 ошибок поставщиков:

1. Просчеты в экономическом анализе закупок.
2. Игнорирование ограничений национального режима.
3. Пропущенные документы в форме заявки.
4. Неверные сроки поставки.
5. Неправильно оформленные заявки на закупку.

Автоматизация процессов, грамотное планирование закупок и использование аналитики закупок — путь к снижению рисков.

Умный помощник для оценки закупок: модуль BiCo Преданализ

В условиях высокой конкуренции и большого количества тендеров важно быстро понимать, какие из них действительно стоят вашего внимания. Здесь на помощь приходит модуль BiCo Преданализ — удобный инструмент для оптимизации закупок, который помогает за считанные минуты оценить ключевые параметры закупки, избежать ненужных рисков и сосредоточиться на наиболее перспективных предложениях.

С помощью BiCo Преданализ вы сможете:

• Быстро получить анализ тендеров без изучения всей документации.
• Принять решение об участии за минуты.
• Сосредоточиться на целевых, а не случайных тендерах.
• Выгрузить отчёт в Excel и передать команде.
• Работать дистанционно с любого устройства.

Модуль выполняет анализ закупок, избавляя вас от рутинной работы. Это отчет, выгружаемый из тендерной документации по активным тендерам для понимания требований и условий заказчика. Он экономит время, повышает эффективность закупок и снижает риски участия.

Если вы хотите использовать данные в закупках грамотно и принимать решения на основе фактов, а не интуиции — начните с анализа системы государственных закупок в России с помощью BiCo. Применяйте методы анализа, усиливайте свои позиции, снижайте издержки. И побеждайте в тендерах.

Если вы не хотите разбираться во всех нюансах самостоятельно, специалисты BiCo возьмут процесс на себя — от подбора закупок до подачи заявки и сопровождения исполнения контракта. Мы предлагаем полное тендерное сопровождение под ключ, чтобы вы могли сосредоточиться на своём бизнесе, а не на бюрократии.