Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД в 2025 году

С 1 сентября 2024 подписывать все документы можно лишь с помощью электронной подписи физического лица и машиночитаемой доверенности.

Что такое МЧД или электронная доверенность

Машиночитаемая доверенность представляет собой формат бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, где указываются данные о доверителе, представителе — ответственном сотруднике и полномочиях, возлагаемых на него.

Простыми словами МЧД называют — электронная доверенность.

Основной задачей МЧД является подтверждение полномочий сотрудника, его возможности в подписании электронных документов от имени организации и взаимодействии с контрагентами.

Отличия между МЧД и электронным сканом бумажной доверенности в том, что МЧД имеет специальный формат и требования к содержанию. Благодаря этому, информационные системы и сервисы могут автоматически считывать всю информацию из МЧД, облегчая ведение работы с документами.

Руководитель организации лично подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП). А при сдаче отчетов через электронные сервисы или подписании счетов-фактур, сотрудник должен будет приложить машиночитаемую доверенность к пакету подписанных документов в системе ЭДО.

Наши специалисты окажут помощь в том, чтобы корректно составить доверенность, отозвать её, отследить актуальность и управлять всеми МЧД вашей компании в процессе работы с контрагентами.

Сроки введения машиночитаемых доверенностей

Согласно ФЗ №63, сотрудники компаний не смогут больше подписывать документы электронной подписью юрлица (ЭЦП). Для начала необходимо будет создать эцп физлица на каждого сотрудника и машиночитаемую доверенность.

С 1 сентября 2024 года сотрудник может подписывать документы от имени компании только сертификатом КЭП физлица и прикладывать МЧД. Либо документы может подписывать сам директор сертификатом КЭП руководителя, ему МЧД не нужна.

Кому нужна МЧД

МЧД нужна сотрудникам компании, которые:

• подписывают документы с контрагентами в электронном виде;
• сдают электронную отчетность через специальные сервисы налоговой;
• принимают участие в тендерах и ведут другую официальную работу.

Как оформить электронную доверенность

Электронная доверенность не является копией бумажной версии. Ее необходимо выпустить в электронном виде, соблюдая все требования законодательства. Для этого потребуются:

• Сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя юридического лица от ФНС. Именно этой подписью (КЭП) необходимо подписать доверенность, чтобы документ имел юридическую силу перед налоговой.
• Сведения о юрлице или ИП: наименование юрлица, ИНН, КПП, ОГРН и номер телефона.
• Сведения о руководителе юрлица: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, должность и название подтверждающего полномочия документа представителя.
• Информация о сотруднике (представителе компании): ФИО, дата рождения, СНИЛС и ИНН.
• Полномочия, которые будут возлагаться на сотрудника и ограничения к ним в рамках работы.

Зачем нужен классификатор полномочий

При формировании МЧД необходимо указывать полномочия сотрудника из единого справочника-классификатора от Минцифры.

В каждом полномочии содержатся следующие сведения:

• наименование;
• уникальный идентификационный номер;
• дата включения в классификатор.

Способы выпуска МЧД

1. Оформить доверенность в «Бико» илиспециализированном сервисе.
2. Воспользоваться распределенным реестром машиночитаемых доверенностей на сайте ФНС.
3. Выпустить в собственной информационной системе (в соответствии с требованиями законодательства, обозначенным в приказе Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857).

Способ выпуска доверенности в собственной информационной системе можно разделить:

• По запросу. Работник компании или его руководитель обращается за созданием МЧД, а ответственная внутренняя служба (например, юридический отдел) выпускает доверенность и проводит работы по ее согласованию.
• Самостоятельно. Работник компании или его руководитель оформляет электронную доверенность самостоятельно, после чего относит ее на согласование вышестоящему руководству или юридической службе для дельнейшей работы.
• Массово. Компания собирает всю необходимую информацию и готовит доверенности массового формата на всех ответственных сотрудников, занимающихся документацией и работой в системе ЭДО, используя единственный сертификат подписи (КЭП) руководителя, полученный от налоговой.

Обращение за профессиональной помощью специалистов позволит избежать ошибок при взаимодействии с налоговой и упростить весь процесс работы с машиночитаемыми доверенностями.

Требования к содержанию машиночитаемой доверенности

Формат файла доверенности

• XML — по общему правилу;
• PDF — в исключительных случаях

Формат ЭП в подписи

• XMLDSIG или формат, который утвердил приказ Минцифры от 14.09.2020 № 472

Содержание доверенности

• название документа;
• данные доверителя и представителя;
• дата выдачи доверенности;
• срок действия доверенности, если он есть;
• полномочия доверенного лица с идентификатором из классификатора полномочий;
• сведения об информационной системе, которая предоставит сведения о прекращении действия доверенности;
• номер документа;
• отметка о возможности передоверия;
• УКЭП руководителя организации — доверителя или ИП — доверителя

Где хранить МЧД

Порядок хранения МЧД определён Постановлением Правительства от 21.02.2022 № 223.

Хранение доверенностей доступно в распределенном реестре ФНС или в информационных системах, которые компании могут выбирать самостоятельно:

единая система идентификации и аутентификации (ЕСИА);

• аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ);
• операторы ЭДО;
• федеральные органы исполнительной власти (ФНС, СФР и другие);
• УЦ госорганов;
• ФОИВ и внебюджетные фонды;
• аккредитованные доверенные третьи стороны;
• собственные информационные системы.

Отправка и использование доверенностей

Отправка МЧД возможна двумя способами:

• отдельным файлом (с пакетом подписанных документов). В таком случае уполномоченный сотрудник находит файл доверенности в архиве, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
• указатьтолько номер МЧД, который находится в сторонней системе, которая хранит в себе не только МЧД, но и передает данные из них в общую базу доверенностей. Получается, что в отправке самого файла доверенности нет необходимости. Получатель документов введет номер МЧД и получит вседанные. Для использования данного способа, информационная система компании должна иметь доступ к общей базе.

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:

• срок действия доверенности;
• полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
• электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Как отозвать доверенность

В случае изменений полномочий ответственного сотрудника или его увольнения, директор вправе отозвать машиночитаемую доверенность.

Ему следует направить заявление на отзыв в информационную систему, где хранится МЧД. Шаблон заявления можно найти в той же ИС, заполнить его и направить туда напрямую или через оператора ЭДО.

Также сотрудник может самостоятельно отказаться от своих полномочий, подписав отказ своим сертификатом.

Как передоверять машиночитаемую доверенность

Директор организации может оформить на сотрудника МЧД, которая позволит ему выдавать машиночитаемые доверенности другим лицам. Следует соблюдать определенные правила:

• Самостоятельная выдача МЧД с правом передоверия доступна только руководителю компании, управляющему филиалом или представительству юрлица (ст. 187 ГК РФ). Нотариально такая электронная доверенность не заверяется.
• В остальных случаях МЧД с правом передоверия обязательно заверяется у нотариуса.

Как проверить МЧД

Проверка МЧД происходит автоматически, так как она имеет типовой формат, утвержденный ФНС России.

Проверка поможет узнать:

• действительна ли доверенность;
• срок ее выдачи;
• наличие у сотрудника полномочий для подписания тех или иных документов.

Проверить доверенность также можно на цифровой площадке ФНС для обмена МЧД. ФНС обеспечивает централизованную верификацию машиночитаемых доверенностей, что повышает надёжность взаимодействия участников и минимизирует риски юридической ошибки.

У перехода компаний на электронную доверенность есть множество плюсов:

• безопасность, обеспечиваемая инфраструктурой ФНС и использованием квалифицированной электронной подписи;
• ускорение процесса сдачи отчетности, в поскольку все документы можно отправлять онлайн в том числе через сервисы ФНС;
• универсальность, подходит для любых порталов и сервисов: УЦ, ФНС, операторов электронного документооборота.

С 1 сентября 2024 года без машиночитаемой доверенности (МЧД) и КЭП физлица невозможно участвовать в тендерах, сдавать отчётность и подписывать документы от имени компании. В BiCo мы помогаем оформить МЧД без ошибок: подготовим доверенность, настроим подпись, отследим сроки действия и обеспечим корректную работу в системах ЭДО и на площадках.