Обоснование закупки печатной техники: принтеры и МФУ

Закупка офисной техники, будь то принтеры, МФУ или сопутствующее оборудование — распространённая и важная задача. Чтобы обосновать покупку законно и аргументированно, удобно использовать служебную записку, направляемую руководителю. Это эффективный инструмент, который позволяет обосновать необходимость и описать технические требования, не нарушая внутренних норм и требований законодательства.

При подготовке записки важно опираться на положения ТК РФ, которые обязывают работодателя обеспечить сотрудников всем необходимым для работы. В статье вы найдете рекомендации по составлению служебки — от оформления шапки до списка обоснований — а также поймете, как правильно объяснить выбор модели, учесть бюджет и избежать распространённых ошибок.

Почему важно составить служебную записку на закупку принтера или МФУ

Эффективная работа офиса невозможна без базовых технических средств: компьютеров, сканеров, принтеров и МФУ. Особенно остро потребность в печатной технике встаёт в отделах, связанных с документооборотом, бухгалтерией, кадрами и делопроизводством. Однако даже очевидную необходимость таких устройств в государственных и муниципальных учреждениях нужно формально обосновать.

Служебная записка — это официальный документ, с помощью которого работник доносит до руководства потребность в приобретении оборудования. Для бюджетных организаций, действующих по 44-ФЗ, такой документ становится первым шагом к законной и аргументированной закупке.

Согласно статье 22 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечивать условия, необходимые для исполнения работником его обязанностей. Если техника устарела, неисправна или её недостаточно для выполнения задач, это нарушает право на труд. Следовательно, обоснование для закупки принтеров или МФУ в виде служебной записки — это не просто формальность, а документальное подтверждение необходимости.

Что обязательно указать в шапке служебной записки

Правильное оформление служебной записки — залог её принятия к рассмотрению. Документ должен быть составлен на форменном бланке организации или стандартном листе А4, с соблюдением делового стиля.

В шапке документа указываются:

• название организации;
• ФИО и должность руководителя, которому адресуется записка (в правом верхнем углу);
• ниже — ФИО и должность составителя;
• дата составления;
• тема: «Служебная записка на закупку МФУ» или «Служебная записка на приобретение принтера».

После этого идёт основная часть — текст обоснования.

Как обосновать необходимость закупки принтера или МФУ

1. Указание на проблему

Опишите текущую ситуацию: например, в отделе всего один принтер, и к нему выстраивается очередь; сотрудники простаивают, ждут, откладывают задачи. Или техника вышла из строя, ремонт невозможен, стоимость восстановления превышает половину стоимости нового устройства.

2. Ссылки на нормативные акты

Сошлитесь на Трудовой кодекс РФ, внутренние регламенты или локальные акты, подтверждающие необходимость обеспечить технические условия для работы.

3. Указание потребностей

Пропишите, какие именно задачи требует техника: печать отчётов, сканирование договоров, копирование приказов, распечатка табелей. Чем конкретнее — тем лучше.

Если речь идёт о замене, укажите модель действующей техники и предложите желаемую модель с аргументацией: ресурс, экономичность, поддержка форматов, наличие сканера и т.д.

Форма и стиль служебной записки

Форма записки может быть машинописной или рукописной. Основные требования:

• формат A4;
• деловой стиль, без избыточной детализации;
• соблюдение структуры: шапка, основная часть, подпись и дата;
• если записка составляется в бумажной форме — заверяется подписью сотрудника.

Допускается отправка документа в электронном виде, если это предусмотрено внутренними регламентами организации.

Дополнительные аспекты для обеспечения бесперебойной работы офиса

В служебной записке можно также указать:

• необходимость закупки расходных материалов (картриджи, бумага, кабели);
• пожелания к технической поддержке (наличие сервисного центра, гарантия, простота обслуживания);
• обоснование возможной экономии — например, покупка техники с вторичного рынка при подтверждённой работоспособности.

Также важно учитывать совместимость с текущим ПО, наличие необходимых драйверов, поддержку подключения к локальной сети.

Образец служебной записки на закупку МФУ

Заключение

Обоснование для закупки принтеров или МФУ начинается с корректно оформленной служебной записки. Это не просто бюрократическая формальность, а инструмент, позволяющий обосновать необходимость техники, ускорить её закупку и обеспечить эффективность офисной работы.

При грамотной аргументации и ссылках на нормативные документы записка становится прочной основой для формирования закупочного плана. Не забывайте указывать технические требования, обоснование замены, варианты экономии и предложения по сервису — всё это укрепляет позицию и повышает шанс на положительное решение.