Первая и самая полная поисковая система тендеров и закупок России и СНГ
Вход в личный кабинет
Личный кабинет
Мы всегда рядом
В любое время вы можете обратиться за бесплатной консультацией к нашему тендерному специалисту
Анастасия М.
Руководитель департамента сопровождения клиентов
С 1 сентября 2024 подписывать все документы можно будет лишь с помощью электронной подписи физического лица и машиночитаемой доверенности.
Содержание
Что такое МЧД или электронная доверенность
Сроки введения машиночитаемых доверенностей
Как оформить электронную доверенность
Зачем нужен классификатор полномочий
Требования к содержанию машиночитаемой доверенности
Побеждаем в закупках для вас!
Берем на себя: от поиска закупки до постконтрактного сопровождения в любой сфере деятельности. Вам всего лишь нужно рассказать о своих пожеланиях к контракту.
Победить в закупкеОтправка и использование доверенностей
Что такое МЧД или электронная доверенность
Машиночитаемая доверенность представляет собой формат бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, где указываются данные о доверителе, представителе — ответственном сотруднике и полномочиях, возлагаемых на него.
Простыми словами МЧД называют — электронная доверенность.
Основной задачей МЧД является подтверждение полномочий сотрудника, его возможности в подписании электронных документов от имени организации.
Отличия между МЧД и электронным сканом бумажной доверенности в том, что МЧД имеет специальный формат и требования к содержанию. Благодаря этому, информационные системы и сервисы могут автоматически считывать всю информацию из МЧД.
Руководитель организации лично подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью. А при сдаче отчетов или подписании счетов-фактур, сотрудник должен будет приложить машиночитаемую доверенность к пакету подписанных документов.
Наши специалисты помогут вам корректно составить доверенность, отозвать, отследить актуальность и управлять всеми МЧД вашей компании.
Сроки введения машиночитаемых доверенностей
Согласно ФЗ №63, сотрудники компаний не смогут больше подписывать документы электронной подписью юрлица (ЭЦП). Для начала необходимо будет создать эцп физлица на каждого сотрудника и машиночитаемую доверенность. Переходный период, утвержденный государством, определен до 1 сентября 2024 года.
Документы, которые подписаны электронной подписью юрлица или ИП, будут иметь юридическую силу небольшой период времени. Не стоит забывать, что перевыпустить электронную подпись старого формата, возможно только до 1 сентября 2023 года.
Кому нужна МЧД
МЧД нужна сотрудникам компании, которые:
- подписывают документы с контрагентами в электронном виде;
- сдают электронную отчетность через специальные сервисы;
- принимают участие в тендерах.
Как оформить электронную доверенность
Электронная доверенность не является копией бумажной версии. Ее необходимо выпустить в электронном виде, соблюдая все требования законодательства. Для этого потребуются:
- Сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя от ФНС. Именно этой подписью необходимо подписать доверенность, чтобы документ имел юридическую силу.
- Сведения о юрлице или ИП: наименование юрлица, ИНН, КПП, ОГРН и номер телефона.
- Сведения о руководителе: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, должность и название подтверждающего полномочия документа.
- Информация о сотруднике: ФИО, дата рождения, СНИЛС и ИНН.
- Полномочия, которые будут возлагаться на сотрудника и ограничения к ним.
Зачем нужен классификатор полномочий
При формировании МЧД необходимо указывать полномочия сотрудника из единого справочника-классификатора от Минцифры.
В каждом полномочии содержатся следующие сведения:
- наименование;
- уникальный идентификационный номер;
- дата включения в классификатор.
Способы выпуска МЧД
- Оформить доверенность в «Бико» или специализированном сервисе.
- Воспользоваться распределенным реестром машиночитаемых доверенностей на сайте ФНС.
- Выпустить в собственной информационной системе (в соответствии с требованиями законодательства, обозначенным в приказе Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857).
Способ выпуска доверенности в собственной информационной системе можно разделить:
- По запросу. Работник компании или его руководитель обращается за созданием МЧД, а ответственная внутренняя служба (например, юридический отдел) выпускает доверенность.
- Самостоятельно. Работник компании или его руководитель оформляет электронную доверенность самостоятельно, после чего относит ее на согласование вышестоящему руководству или юридической службе.
- Массово. Компания собирает всю необходимую информацию и готовит доверенности массового формата на всех ответственных сотрудников, занимающихся документацией.
Требования к содержанию машиночитаемой доверенности
Формат файла доверенности
- XML — по общему правилу;
- PDF — в исключительных случаях
Формат ЭП в подписи
- XMLDSIG или формат, который утвердил приказ Минцифры от 14.09.2020 № 472
Содержание доверенности
- название документа;
- данные доверителя и представителя;
- дата выдачи доверенности;
- срок действия доверенности, если он есть;
- полномочия доверенного лица с идентификатором из классификатора полномочий;
- сведения об информационной системе, которая предоставит сведения о прекращении действия доверенности;
- номер документа;
- отметка о возможности передоверия;
- УКЭП руководителя организации — доверителя или ИП — доверителя
Где хранить МЧД
Порядок хранения МЧД определён Постановлением Правительства от 21.02.2022 № 223.
Хранение доверенностей доступно в распределенном реестре ФНС или в информационных системах, которые компании могут выбирать самостоятельно:
- единая система идентификации и аутентификации (ЕСИА);
- аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ);
- операторы ЭДО;
- федеральные органы исполнительной власти (ФНС, СФР и другие);
- УЦ госорганов;
- ФОИВ и внебюджетные фонды;
- аккредитованные доверенные третьи стороны;
- собственные информационные системы.
Отправка и использование доверенностей
Отправка МЧД возможна двумя способами:
- отдельным файлом (с пакетом подписанных документов). В таком случае уполномоченный сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
- указать только номер МЧД, который находится в сторонней системе, которая хранит в себе не только МЧД, но и передает данные из них в общую базу доверенностей. Получается, что в отправке самого файла доверенности нет необходимости. Получатель документов введет номер МЧД и получит все данные. Для использования данного способа, информационная система компании должна иметь доступ к общей базе.
Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:
- срок действия доверенности;
- полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
- электронную подпись директора, которой подписана МЧД.
Как отозвать доверенность
В случае изменений полномочий ответственного сотрудника или его увольнения, директор вправе отозвать машиночитаемую доверенность.
Ему следует направить заявление на отзыв в информационную систему, где хранится МЧД. Шаблон заявления можно найти в той же ИС, заполнить его и направить туда напрямую или через оператора ЭДО.
Также сотрудник может самостоятельно отказаться от своих полномочий, подписав отказ своим сертификатом.
Как передоверять машиночитаемую доверенность
Директор организации может оформить на сотрудника МЧД, которая позволит ему выдавать машиночитаемые доверенности другим лицам. Следует соблюдать определенные правила:
- Самостоятельная выдача МЧД с правом передоверия доступна только руководителю компании, управляющему филиалом или представительству юрлица (ст. 187 ГК РФ). Нотариально такая электронная доверенность не заверяется.
- В остальных случаях МЧД с правом передоверия обязательно заверяется у нотариуса.
Как проверить МЧД
Проверка МЧД происходит автоматически, так как она имеет типовой формат.
Проверка поможет узнать:
- действительна ли доверенность;
- срок ее выдачи;
- наличие у сотрудника полномочий для подписания тех или иных документов.
Проверить доверенность также можно на цифровой площадке ФНС для обмена МЧД.
У перехода компаний на электронную доверенность есть множество плюсов:
- безопасность;
- ускорение процесса сдачи отчетности, все документы можно отправить онлайн;
- универсальность, подходит для любых порталов: УЦ, ФНС, операторов электронного документооборота.
Получите новый контракт!
Сопровождение подписи, аккредитация, подбор закупок, анализ документации, прогноз победы, участие и постконтрактное сопровождение - сразу 5 специалистов работают вместе с вами. Просто делегируйте все тендерные процессы нам.
Получить контрактЗадать вопрос специалисту
Если вы уже регистрировались на сайте bicotender.ru, авторизуйтесь, пожалуйста!
Нажимая на кнопку "Отправить вопрос", Вы принимаете условия пользовательского соглашения и даете согласие на рассылку.
Материал является собственностью bicotender.ru. Любое использование статьи без указания источника - bicotender.ru запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ
Мы всегда рядом
В любое время вы можете обратиться за бесплатной консультацией к нашему тендерному специалисту
Анастасия М.
Руководитель департамента сопровождения клиентов
