Как заверять документы на участие в государственных закупках

Когда поставщик направляет заявку на участие в тендере, он прикладывает к ней необходимые документы. В этой статье мы расскажем, как их заверить в зависимости от вида торгов.

Какие документы нужны для участия в закупке

В тендерах для обеспечения государственных или муниципальных нужд вправе принимать участие физлица, предпринимателей и юрлица. Заказчик может установить ограничение на участие лишь для представителей малого бизнеса. Чтобы подать заявку, участнику надо подготовить определенные документы.

Документы, необходимые для участия в тендере, во многом зависят от его вида и требований заказчика. Он же определяет сроки, предоставляемые поставщику для подготовки и направления необходимых данных.

Далее мы приведем стандартные виды документов, которые надо подготовить поставщику для участия в торгах на заключение государственного контракта:

• заявка на участие согласно ФЗ № 44;
• решение единственного учредителя о назначении на должность руководителя или протокол общего собрания участников;
• устав юридического лица в последней редакции;
• выписка из Единого государственного реестра юридических лиц;
• декларация о соответствии требованиям, предъявляемым к участникам тендера;
• независимая гарантия или деньги для обеспечения заявки на участие.

Для некоторых видов тендеров нужно приложить к заявке выписки из определенных реестров, исполненные договоры, которые доказывают опыт проведения аналогичных работ, подтверждение страны происхождения товара и другие.

Прежде чем направить документы заказчику, рекомендуем вам внимательно проверить, соответствуют ли они установленным требованиям и не противоречит ли информация, указанная в них, друг другу.

Далее мы расскажем, как правильно заверить копии документов для участия в торгах в зависимости от вида закупки и когда это необходимо.

Электронный аукцион

Электронный аукцион — это вид тендера, который проходит онлайн в реальном времени. Суть в том, что поставщики последовательно направляют свои ценовые предложения, снижая начальную (максимальную) цену контракта. Выигрывает тот участник, который подходит под требования заказчика и предложил самую маленькую цену.

Электронные аукционы проходят на электронных торговых площадках (ЭТП). Всю документацию поставщик прикрепляет и заверяет в интерфейсе торговой площадки. Большую часть документации по заявке участник оформляет в формате Microsoft Word. Ему не нужно распечатывать, подписывать, а также сканировать документы по отдельности.

Каждый документ в структуре заявки исполнитель подписывает цифровой подписью (ЭЦП). Документы, подписанные ЭЦП, имеют юридическую силу и приравниваются к бумажным вариантам с подписью и печатью. В частности, юридической значимостью наделяются электронные выписки из ЕГРЮЛ, которые заверены квалифицированной электронной цифровой подписью налогового инспектора.

Для некоторых видов закупок ЭЦП не нужна. Вот пять видов тендеров, когда цифровая подпись не требуется:

• закрытые торги по ФЗ № 44 с государственной тайной, проводимые в бумажном виде;
• закупки у единственного поставщика, в которых подписывают бумажный контракт;
• закупки по ФЗ № 223, которые проходят в бумажной форме;
• коммерческие торги на торговой площадке, не требующие ЭЦП;
• некоторые виды имущественных тендеров.

Если аукцион проводится бумажном виде, что бывает очень редко, то участники направляют заявки и документы в закрытых конвертах.

Запрос котировок

Запрос котировок — это процедура выбора победителя в государственных и муниципальных закупках из лиц, предложивших меньшую стоимость выполнения контракта. Предметом договора может быть оказание услуг, проведение работ или поставка товара.

Запрос котировок проводится в электронной форме согласно статье 50 ФЗ № 44. При этом участник направляет документы, подтверждающие соответствие товара, работы или услуги требованиям, установленным законом. Свои требования заказчик указывает в извещении о запросе котировок в электронном виде.

По необходимости, поставщик предоставляет документы, предусмотренные законодательством о национальном режиме. Если в заявке нет документов по нац. режиму, то она приравнивается к той, в которой содержится предложение о зарубежном товаре или оказании услуг, проведении работ иностранными лицами.

Если запрос котировок проходит бумажном виде, что бывает крайне редко, то поставщик направляет заявку и документы по адресу указанному заказчиком в извещении. На конверте он прописывает только сведения о закупке:

Открытый конкурс

Открытый конкурс — это процедура выбора исполнителя на конкурсной основе в тендере для обеспечения муниципальных или государственных нужд. При ее проведении сведения о торгах получает неограниченный круг лиц через размещение извещения в ЕИС. К участникам торгов предъявляются единые требования.

Победителем считается поставщик, предложивший лучшие условия выполнения договора. На его выбор влияет не только ценовое предложение, но также иные факторы, допустим, квалификация, опыт работы, параметры товара.

Открытый конкурс чаще всего проводится в электронном виде. Так же, как и в других онлайн-форматах, участники заверяют документы электронный цифровой подписью.

Если конкурс проходит в бумажном формате, то поставщик направляет информацию о себе и заявку в непрозрачном запечатанном конверте, не содержащем сведения об участнике. На нем он прописывает только данные о тендере и адрес заказчика.

Все листы заявки или ее отдельных томов участник прошивает и нумерует, используя дырокол, нить и иглу. Если в заявке несколько томов, то каждый из них поставщик дополняет описью документов. Лист с описью он вкладывает перед другими бумагами. На заявке участник проставляет свою подпись.

Как заверять бумажные копии документов

Сегодня бумажные торги проходят крайне редко. На их место пришли электронные процедуры, которые пользуются большой популярностью.

Закон не устанавливает порядок заверения бумажных копий документов, которые участники подают в составе заявки, допустим, копии устава или учредительного договора. Также нет ясного порядка заверения для платежных поручений.

В законе не говорится четко: надо ли заверять каждый лист по отдельности или можно заверить документ сразу одной подписью и печатью.

Поставщикам нужно ориентироваться на требования заказчика. Если они не ясны, то следует направить запрос на дачу разъяснений. Можно придерживаться единого универсального правила, заверяя листы, имеющие поле «Подпись ипечать».

Важно, чтобы на заверенной бумажной копии:

Стоит помнить, что бумажная выписка из ЕГРЮЛ действительна, когда на ней стоит печать налоговой службы и подпись должностного лица.

При проведении бумажных процедур нужно учитывать время на пересылку конверта заказчику. Если он находится в ином регионе, то получить письмо сможет через несколько дней. Даже службы экспресс-доставки, например, EMS, DHL и PonyExpress, могут доставлять корреспонденцию в отдаленные районы не менее семи суток.

Таким образом, для электронных закупок достаточно заверить документы ЭЦП в рамках функционала торговой площадки. Если тендер проходит бумажном виде, то необходимо опираться на требования заказчика. Так, он может попросить нотариальное удостоверение документов. Рекомендуем вам внимательно изучить требования к заверению документов на участие, чтобы заказчик не отклонил заявку.

На сайте BiCo вы найдете много интересных закупок, используя удобные фильтры. Выбирайте подходящие тендеры, подавайте заявки и побеждайте. А если вам потребуется помощь, то наши эксперты будут рады ее оказать.