Чем занимается тендерный отдел: его структура и способы снижения расходов на создание

Тендерный отдел — это структурное подразделение, которое обеспечивает компании регулярное участие в закупках, а также взаимодействие с заказчиками и контролирующими органами.

Задачи тендерного отдела

Как правило, тендерный отдел состоит из группы специалистов, которых объединяет одна цель — подготовка и подача заявок для участия в тендерах. Здесь работает целая команда: юристы, экономисты, технические специалисты и эксперты в сфере закупок.

Функции и задачи тендерного отдела зависят от специфики бизнеса, масштабов компании, объема заказов и «сложности» ниши. Они распределяются по зонам ответственности между тендерными специалистами.

Основные функции и задачи тендерного отдела:

• Получение электронной подписи, регистрация на сайте ЕИС, аккредитация на ЭТП, установка специального ПО для работы с системой.
• Анализ рынка, активности конкурентов, а также поиск тендеров для участия.
• Изучение, подготовка тендерной документации и подача заявки.
• Разработка стратегии участия в торгах, отслеживание итоговых результатов процедур.
• Взаимодействие с заказчиками и субподрядчиками.
• Подготовка запросов на разъяснение документов, протоколов разногласий по контрактам и жалоб в ФАС.
• Оформление гарантий, открытие специального счета, взаимодействие с финансовыми структурами.
• Подписание контрактов и дополнительных соглашений.
• Подготовка тендерной отчетности.
• Поиск надежных и перспективных заказчиков.

В задачи подразделения входит не только подготовка документации, но и анализ сферы, взаимодействие с подразделениями компании и соблюдение требований закона.

Структура тендерного отдела

Давайте разберем стандартный состав отдела, необходимый для выполнения вышеуказанных функций и задач.

1. Начальник тендерного отдела, которому подчиняются все сотрудники подразделения. А всем процессом руководит непосредственно генеральный директор компании.

Обязанности руководителя:

• организация работы каждого сотрудника отдела;
• распределение задач и зоны ответственности;
• отслеживание исполнения всех этапов;
• принятие ключевых решений;
• контроль финансовых документов;
• участие в подготовке методических указаний, должностных инструкций, положений и регламентов;
• ведение переговоров с директором компании;
• разработка стратегии, повышающее качество работы специалистов.

Руководитель тендерного отдела проводит планерки, совещания различного формата, определяет цели для каждого сотрудника отдела, а также занимается подведением итогов работы на каждом этапе.

2. Заместитель руководителя тендерного отдела. Имеет полномочия замещать руководителя в его отсутствие на рабочем месте.

3. Менеджер по тендерам (тендерный специалист).

Обязанности тендерного специалиста:

• поиск актуальных закупок;
• подготовка документации и заявок;
• участие в закупочных процедурах;
• подписание и контроль исполнения условий контракта.

Нередко менеджеры по торгам выполняют часть юридических функций.

4. Аналитический специалист. Анализирует рынок, проводит оценку деятельности конкурентов и заказчиков, а также выбирает подходящие для компании тендеры.
5. Юрист.

Обязанности юриста:

• знание правовой базы, имеющей отношение к урегулированию процессов участия в тендерах;
• отслеживание внесения последних поправок;
• проверка проектов контракта на соответствие закону;
• написание запросов на разъяснения, обращений в ФАС;
• представление компании в суде.

Не так давно в тендерном отделе можно было встретить вакансию курьера или сотрудника по доставке заявок. Но благодаря цифровым технологиям в закупочных процедурах эта должность все чаще становится не актуальной.

Создание тендерного отдела

Чем занимается тендерный отдел?

Специалисты этого подразделения полностью занимаются всем процессом, который предполагает участие в закупках — начиная с подготовки (поиск и анализ закупок), заканчивая контролем получения оплаты после исполнения условий контракта.

Перед тем как создавать тендерный отдел в своей компании, необходимо определить направления его деятельности и число предстоящих закупочных процедур.

Рациональным решением по созданию такого подразделения будет тот факт, что компания планирует участвовать в 10 и более тендерных процедурах регулярно.

Если вы не готовы принимать участие в закупках, например каждый месяц, то оптимальным решением для вас будет обратиться к услугам тендерного сопровождения или аутсорсинга.

Запомните, не стоит сразу ждать большой отдачи от работы нового отдела. Вам следует проанализировать направления развития компании, рационально распределить функционал отдела и обязанности между сотрудниками, определить цели и задачи, а также провести дополнительное обучение сотрудников, которые будут непосредственно принимать участие в тендерах.

Направление деятельности

С чего же начать создание тендерного отдела?

Для начала, определите направления деятельности для планирования участия в тендерах. Вы сможете сконцентрировать внимание на самых перспективных направлениях и отказаться от участия в не подходящих вам закупках. Это, несомненно, повысит ваши шансы на успех.

Количество закупок

Вы должны точно понимать, сколько закупок каждый месяц (квартал) проходит по вашему направлению. Это позволит оценить объем работы для тендерного отдела и правильно распределить ресурсы.

Обычно тендерный специалист принимает в среднем 20-30 участий в месяц. Число закупок может меняться, это зависит от сферы деятельности и сложности тендера.

Подготовка команды

Без опытных и квалифицированных специалистов создание тендерного отдела невозможно.

Каждый сотрудник: юрист, экономист, тех. эксперт вносит свой вклад в успешную работу подразделения.

Технические эксперты анализируют техническое задание из документации и консультируют по вопросам заполнения документов.

Экономисты определяют цели участия в закупке, а также минимальную цену для заключения контракта.

Юристы отвечают за соответствие законодательной базе, а тендерные специалисты аккумулируют полученные сведения от каждого сотрудника отдела, отправляют, заявку и начинается самое интересное — участие в тендере.

Регламенты и инструменты

Для успешной работы тендерного подразделения необходимо разработать точный регламент и положения по работе: этапы анализа закупок, подготовки документации и взаимодействие внутри команды. Налаженный процесс уменьшит время подготовки заявок и покажет наилучшие результаты работы вашего отдела.

Воспользуйтесь современными инструментами и технологиями для улучшения вашей работы.

Что поможет вам успешно координировать деятельность сотрудников и принимать быстрые решения?

Различные электронные механизмы управления, хранение, обмен документов в облачной системе и платформы по аналитическим данным — все это облегчит работу вашего тендерного отдела.

Для анализа доступных закупок выбирайте официальную площадку с тендерами.

Расширенные поисковые запросы и использование фильтров в закупочных процедурах ускорят процесс поиска нужных вам торгов. Выбирайте закупки, которые подходят по направлениям вашей деятельности и потенциалу компании.

Оплата труда и мотивация сотрудников тендерного отдела

И так, если вы готовы к победам и настроены на успех, то отличным мотивационным решением для вашей команды будет премирование сотрудников за успешно завершенные сделки.

Вот несколько способов, которые помогут простимулировать специалистов вашего отдела:

• Оклад плюс премия за успешно проведенную сделку.
• Оклад плюс процент от суммы выигранных торгов.
• Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку (такой способ выбираю крупные компании, когда число заявок на участие в тендерах достигает значительных размеров).

Как уменьшить затраты на создание тендерного отдела

Что поможет вам сократить затраты при создании тендерного отдела?

1. Удаленная работа. В настоящее время многие закупочные процедуры проходят в электронном виде, поэтому специалисты могут работать дистанционно. Для поиска тендеров и принятия участия в них достаточно иметь постоянный доступ к интернету и хорошую связь. Такой вариант поможет снизить затраты на офисное оборудование.
2. Корпоративные тарифы и IP-телефония уменьшают затраты на связь. Выделенная линия также обеспечивает снижение расходов на интернет в офисе компании.
3. Бесплатные сервисы. Для закупочных процедур компании можно воспользоваться функционалом ЕИС и бесплатными поисковиками. Такой вариант обеспечивает более удобный поиск профильных закупок, но если вам необходим анализ деятельности заказчиков и конкурентов — потребуются дополнительные ресурсы.
4. Взаимодействие с независимым специалистом или частичный аутсорсинг. На определенном этапе конкретные задачи можно доверить внештатным сотрудникам (юрист или аналитический специалист). Компания может сэкономить на выплате страховых взносов, если такой сотрудник работает в качестве индивидуального предпринимателя.

Обращение в аутсорсинговую компанию позволит не набирать большой штат тендерных специалистов и снизить расходы на оплату труда. Но не забывайте, что услуги такого формата не бесплатны, поэтому хорошо оцените все преимущества и недостатки выбранного подхода.

Создание эффективного тендерного подразделения — это не простой, но очень важный процесс, который требует анализа, стратегического мышления и квалифицированных специалистов.

Правильная организация тендерного отдела является ключевым элементом для привлечения новых клиентов, масштабирования бизнеса и укрепления позиций компании среди конкурентов.

Если вы хотите выстроить участие в тендерах без затрат на создание собственного отдела, заказать услуги тендерного сопровождения вы можете в компании BiCo. Это выгоднее, чем формировать собственный тендерный отдел, так как вы получаете команду опытных специалистов, готовых сразу включиться в работу, без расходов на подбор, обучение и административные издержки.