Топ-10 ошибок, которые допускают участники при подаче заявок

Перед направлением ценового предложения поставщику нужно не только правильно оценить свои силы, но и корректно заполнить онлайн-форму, а также приложить все необходимые документы. Эта задача может оказаться непростой и привести к ошибкам.

В этой статье мы приведем топ-10 самых распространенных ошибок, которые допускают поставщики при подаче заявок.

Ошибка № 1: несоответствие характеристик предлагаемого товара требованиям заказчика

Приведем пример: Поставщик направил заявку на участие в онлайн-аукционе по поставке дезинфицирующих средств. Заказчику был необходим срок годности рабочего раствора минимум 28 суток, а продавец предложил поставить товар со сроком годности рабочего раствора 24 суток. Покупатель рассмотрел заявку и отклонил ее на основании п. 1 ч. 12 ст. 48 ФЗ № 44 (несоответствие информации и документов требованиям заказчика).

Покупатель указал все требования к закупаемым товарам в таблице. Соответственно, поставщик должен был предоставить продукцию с параметрами не хуже тех, которые нужны заказчику. Однако продавец не только направил заявку, не соответствующую требованиям, но и пожаловался на покупателя в УФАС. Ведомство проанализировало ситуацию и встало на сторону заказчика. Жалобу продавца признали необоснованной.

Правовое обоснование: Решение Псковского УФАС России от 07.11.2023 № 060/06/48-473/2023.

Как избежать ошибки?

Поставщику, который не может привезти подходящий товар, лучше не участвовать в тендере. Другой вариант — направить покупателю запрос на разъяснение положений закупочной документации и попросить внести коррективы в параметры продукции.

Ошибка № 2: неправильное оформление первой части заявки

Поставщикам бывает сложно правильно оформить первую часть заявки, содержащую функциональные, качественные, технические и другие характеристики товара, поскольку показателей много, а инструкции по заполнению заявок у заказчиков разные. К тому же, некоторые участники допускают ошибки по невнимательности или упускают один либо несколько пунктов. В результате заказчик отклоняет заявку, так как товар не соответствует заявленным требованиям (ч. 5 ст. 48 ФЗ № 44).

Как избежать ошибки?

Можно сделать следующее:

• перед направлением заявки внимательно проверить характеристики товара и полноту заполнения полей;
• убедиться, что предлагаемая продукция полностью соответствует требованиям заказчика;
• если остались вопросы, то направить покупателю запрос на дачу разъяснений.

Ошибка № 3: предложение улучшенных характеристик товара на стадии направления заявки

Приведем пример: поставщик направил заявку на участие в онлайн на аукционе, объектом которого была поставка муки. Покупателю нужна была мука второго сорта, но продавец предложил поставить муку первого сорта. Заказчик изучил документы и отклонил заявку поставщика на основании п. 2 ч. 12 ст. 48 ФЗ № 44 (непредставление необходимой информации и документов).

Покупателю была необходима мука именно второго сорта, что четко прописывалось в закупочной документации. Поставка другой муки не допускалась, но поставщик упустил этот момент. Не согласившись с отклонением заявки, продавец обратился с жалобой в УФАС. Однако ведомство встало на сторону заказчика, и признало жалобу поставщика необоснованной.

Правовое обоснование: Решение Новосибирского УФАС России от 29.05.2023 № 054/06/48-1030/2023.

Как избежать ошибки?

В данном случае поставщику не следовало подавать заявку или нужно было предложить заказчику муку второго сорта. Поставить «первосортную» муку было невозможно, поскольку для этого заказчику нужно было бы изменить код КТРУ.

Ошибка № 4: указание информации о поставщике в первой части заявки

Это одна из самых распространенных ошибок поставщиков. Не все участники могут быстро разобраться в правилах составления заявки, поэтому в ее первой (открытой) части нередко указывают название организации либо другие идентификационные данные.

Как избежать ошибки?

Нужно сделать следующее:

• учитывать, что в первую часть заявки входит только предложение по критериям заказчика и характеристики товара (п. 2, 3 ч. 1 ст. 32 44-ФЗ), включая страну происхождения и товарный знак, если нужно;
• осознавать, что в электронных конкурсах информация и документы об участнике закупки приводятся во второй (закрытой) части заявки и указывать их именно там.

Ошибка № 5: указание недостоверных сведений

Приведем пример: подрядчик направил заявку на участие в онлайн-конкурсе на проведение ремонтных работ. Для подтверждения аналогичного опыта заказчик попросил исполнителя выслать договоры, соответствующие предмету торгов.

После рассмотрения заявки участника, заказчик отклонил ее по основанию, указанному в п. 8 ч. 12 ст. 48 ФЗ № 44 (выявление недостоверной информации, содержащейся в заявке на участие в закупке). Это было вызвано тем, что продавец предоставил договоры подряда и акты выполненных работ, составленные формально, в отсутствие фактических подрядных правоотношений.

В данном случае применима позиция ВС РФ, указанная в Определении от 17.06.2000 г. № 310-ЭС19-26526. Согласно данному судебному акту, недостоверной информацией считается та, которая не соответствует действительности, предоставлена с умыслом или обманом, чтобы показать свой ложный опыт выполнения работ и победить в торгах.

УФАС решило, что комиссия заказчика была вправе признать заявку участника не соответствующей требованиям извещения о закупке и отклонить ее. При этом жалоба поставщика о том, что заказчик незаконно отклонил его заявку по участию в торгах, является необоснованной.

Правовое обоснование: Решение Санкт-Петербургского УФАС по делу № 44-953/25 от 24.04.2025.

Как избежать ошибки?

Чтобы заказчик не отклонил заявку участника по основанию, указанному в п. 8 ч. 12 ст. 48 ФЗ № 44, следует предоставлять только достоверную информацию и следить за тем, чтобы документы соответствовали действительности и не противоречили друг другу.

Ошибка № 6: поставщик подал заявку на участие в тендере среди субъектов МСП, не находясь в соответствующем реестре

Реестр МСП, размещенный на сайте ФНС России, — это открытая база данных, используя которую можно определить принадлежность налогоплательщика к категории среднего или малого предпринимательства. Участию СМП в торгах посвящена статья 30 ФЗ № 44.

В ней сказано, что если заказчик выбирает поставщика, в том числе, при проведении торгов среди субъектов МСП на сумму до 25 млн руб., то участник закупки должен декларировать свою принадлежность к МСП в заявке, предоставив выписку из реестра. Иные документы не требуются.

Если организация фактически относится к МСП по численности штата и объему прибыли, она должна подтвердить это документально. То есть, на момент торгов информация о компании уже должна содержаться в реестре субъектов МСП. Иначе заявку отклонят по основанию, указанному в п. 3 ч. 12 ст. 48 ФЗ 44.

Как избежать ошибки?

По информации ФНС, данные о новых организациях (субъектах МСП) включают реестр автоматически десятого числа месяца, следующего за датой их регистрации. Поэтому, прежде чем подавать заявку, необходимо дождаться назначенной даты и убедиться, что информацию о компании действительно внесли в реестр МСП и запросить выписку. В противном случае, заказчик отклонит предложение поставщика.

Продавцу, сведения о котором еще не внесены в реестр, нецелесообразно запрашивать у ИФНС подтверждение того, что он относится к субъектам МСП, поскольку информация из реестра автоматически подтягивается в ЕИС. Пока участника не внесут в официальную базу, участвовать в торгах среди МСП он не сможет.

Ошибка № 7: опечатка при направлении заявки

Приведем пример: поставщик направил заявку на поставку медицинского оборудования. Поскольку закупка проводилась по требованиям нацрежима, к заявке продавец приложил выписку из реестра промышленной продукции, а также указал номер реестровой записи в онлайн-форме.

При проверке соблюдения требований нацрежима, заказчик обнаружил, что номера реестровых записей в выписке продавца и онлайн форме отличаются. В результате покупатель отклонил предложение участника на основании п. 4 ч. 12 ст. 48 ФЗ № 44 (отсутствие страны происхождения товара). У заказчика были другие заявки, соответствующие требованиям, поэтому он смог выбрать из них.

Как избежать ошибки?

Если поставщик не укажет или неправильно напишет номер реестровой записи на площадке, то заказчик отклонит его заявку. Поэтому перед тем, как направить свое ценовое предложение, следует тщательно проверить всю информацию.

Ошибка № 8: поставщик приложил к заявке отсканированный бумажный документ, но указанные характеристики разнятся с теми, что прописаны в файле

Приведем пример: поставщик направил заявку на участие в онлайн-аукционе на поставку рыбы. Он не только заполнил структурированную заявку, но и направил бумажный документ с характеристиками товара.

Заказчик отклонил предложение участника на основании п. 1 ч. 12 ст. 48 ФЗ № 44 (непредоставление информации и документов, указанных в извещении о закупке).

Продавец правильно указал параметры товара в структурированной заявке, но прикрепил ошибочный файл. При расхождении характеристик товара, указанных в заявке, с теми, что прописаны в бумажном документе, приоритет отдается структурированной заявке. Однако заказчик может отклонить заявку поставщика за разночтение.

Как избежать ошибки?

Чаще всего такую ошибку совершает новички, которые стараются предоставить максимум документов. Однако лишние «бумаги» направлять не нужно. Это может привести к отклонению заявки из-за предоставления недостоверной информации.

Ошибка № 9: указание неполной информации во второй части заявки

Во второй части заявки поставщик должен указать информацию о компании и представить соответствующие документы. Некоторые участники, руководствуясь тем, что на ЭТП или в ЕИС уже есть карточка организации, не прикрепляют ее либо полностью не заполняют вторую часть заявки.

Важно: если комиссия по закупкам признала три заявки участника не соответствующим требованиям по основаниям, указанным в п. 1-3, 5-9 ч. 12 ст. 48 ФЗ, то он утрачивает обеспечение каждой третьей заявки, а денежные средства перечисляются в бюджет РФ. При этом электронные закупки должны проходить на одной и той же ЭТП в течение одного квартала календарного года (ч. 13 ст. 44 ФЗ 44).

Как избежать ошибки?

Для этого нужно тщательно проверять полноту и достоверность информации, указанной во второй части заявки. Важно прикладывать документы, необходимые для участия в тендере.

Ошибка № 10: ненаправление поставщиком запроса на разъяснения заказчику

При выявлении ошибок, неточностей в закупочной документации или возникновении вопросов, касающихся электронного конкурса, аукциона, поставщик может направить заказчику запрос на разъяснение закупочной документации не позже, чем за 3 дня до окончания срока подачи заявок на участие в тендере.

К сожалению, не все поставщики пользуются этой возможностью, что приводит к ошибкам в заявках и их последующему отклонению. Если продавец направляет покупателю запрос на дачу разъяснений, то последний должен ответить в течение двух дней с момента получения. Обмен документами происходит через оператора ЭТП (ст. 42 ФЗ № 44).

Как избежать ошибки?

При сомнениях в правильности закупочной документации или возникновении вопросов, лучше сразу направить заказчику запрос на разъяснение. Это может быть особенно актуально, если предмет закупки сложный.

Как увеличить свои шансы на победу в тендере

Чтобы увеличить свои шансы на победу в закупке, нужно внимательно изучить закон «О контрактной системе» и быть в курсе его обновлений. Также стоит учитывать судебную практику и подзаконные нормативные акты.

К сожалению, разобраться в законодательстве порой непросто и большинство поставщиков все равно допускает ошибки. Чтобы этого не случилось, можно обратиться к экспертам.

Команда Bico предлагает услуги по участию в закупках для поставщиков. Наши эксперты проводят консультации для клиентов, помогают зарегистрироваться в ЕИС и на ЭТП, выбрать подходящие торги, оформить и направить заявки, а также выиграть закупку. Мы предлагаем комплексное тендерное сопровождение и другие услуги.

В нашем поисковике вы найдете торги с федеральных и коммерческих торговых площадок. Система регулярно обновляется, поэтому предлагает только свежие данные. Удобный фильтр позволит вам выбрать тендеры, соответствующие вашей деятельности и ожиданиям. А дополнительные опции упростят и ускорят победу в торгах.

Участвуйте и побеждайте вместе с Bico!