Шаг 1: Подготовительный этап — создаем цифровой фундамент

Прежде чем нырять в мир закупок, необходимо обзавестись базовым набором цифровых инструментов. Без них доступ на электронные торговые площадки будет закрыт. Первое и самое главное — это усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП или ЭЦП). Она является вашим цифровым аналогом собственноручной подписи и паспорта, необходимым для регистрации на порталах, подписания заявок и заключения контрактов. Получить ее можно в аккредитованных удостоверяющих центрах, список которых есть на сайте Минцифры, или в ФНС.

Получив подпись, следующий обязательный шаг — регистрация в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС, zakupki.gov.ru). Это центральный государственный портал, где публикуются все госзакупки по 44-ФЗ и большинство закупок по 223-ФЗ. Регистрация в ЕИС автоматически влечет за собой аккредитацию на восьми федеральных электронных торговых площадках (ЭТП). Процесс регистрации занимает до нескольких рабочих дней, поэтому его нельзя откладывать на последний момент.

Последний элемент подготовки — открытие специального счета в одном из банков, уполномоченных Правительством РФ. Спецсчет необходим для участия в закупках по 44-ФЗ и в закупках у субъектов малого и среднего предпринимательства по 223-ФЗ. Именно на этом счете будет блокироваться сумма обеспечения заявки на время проведения торгов, и с него же площадка будет списывать плату за победу в тендере. Без открытого спецсчета вы просто не сможете подать заявку на большинство аукционов.

Шаг 2: Поиск тендера и глубокий анализ документации

Когда техническая база готова, начинается самая интеллектуальная часть работы — поиск подходящей закупки. Использовать для этого можно как саму ЕИС, так και платные коммерческие агрегаторы, которые предлагают более удобные фильтры и инструменты аналитики. Важно заранее определить свой профиль: что именно вы можете поставлять, в какие регионы, в каком объеме и с какой рентабельностью. Настройте поисковые фильтры по ключевым словам, кодам ОКПД2, региону поставки и начальной цене, чтобы отсеять информационный шум.

Найдя потенциально интересный тендер, не спешите готовить документы. Самый важный этап — это доскональное изучение закупочной документации. Это многостраничный документ, который является инструкцией к закупке. Особое внимание уделите трем ключевым частям: информационная карта (где собраны основные условия), проект контракта (чтобы понять свои будущие обязательства и риски) и, конечно, техническое задание (ТЗ). Именно в ТЗ заказчик прописывает детальные требования к товару, работе или услуге. Ваша задача — понять, способны ли вы исполнить эти требования на 100%.

Шаг 3: Принятие решения и расчет экономики

После детального изучения всех документов наступает момент истины — принятие окончательного решения об участии в закупке. Это решение не должно основываться на интуиции или желании просто попробовать. В его основе должен лежать трезвый экономический расчет. Вам необходимо просчитать полную себестоимость исполнения будущего контракта. Включите в нее закупочную цену товара, расходы на логистику, зарплату персонала, налоги, стоимость банковской гарантии для обеспечения контракта и другие накладные расходы.

Сопоставив полученную себестоимость с начальной (максимальной) ценой контракта (НМЦК), вы увидите вашу потенциальную маржинальность и поймете, есть ли у вас «запас прочности» для снижения цены в ходе аукциона. На этом же этапе необходимо оценить все нефинансовые риски: репутация заказчика, наличие аванса, сроки оплаты, сложность приемки, наличие штрафных санкций в проекте контракта. Только после взвешивания всех «за» и «против» можно давать отмашку на подготовку заявки.

Шаг 4: Подготовка и подача заявки — зона максимальной ответственности

Если решение принято, начинается кропотливый процесс подготовки заявки. В современных электронных закупках по 44-ФЗ заявка обычно состоит из нескольких частей, которые подаются одновременно. Состав заявки зависит от типа процедуры, но чаще всего он включает:

• Предложение о характеристиках товара. Это так называемая «Форма 2» или «конкретные показатели». Ваша задача — заполнить таблицу из технического задания, указав точные характеристики предлагаемого товара, которые должны соответствовать требованиям заказчика и не ухудшать их. Это самый частый источник ошибок, ведущих к отклонению.
• Документы о квалификации. Здесь вы прикладываете информацию о компании (автоматически подтягивается с площадки после аккредитации) и документы, подтверждающие ваше соответствие требованиям закона: отсутствие долгов по налогам, несудимость руководителя, отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков.
• Ценовое предложение. Подается в отдельном поле на электронной площадке уже в ходе самого аукциона.

Подготовив все документы, необходимо внести обеспечение заявки. Это можно сделать либо путем перевода нужной суммы на ваш спецсчет, где она будет заблокирована, либо предоставив независимую (банковскую) гарантию. После этого заявка подписывается электронной подписью и отправляется оператору электронной площадки. Главное правило — никогда не откладывать подачу на последние минуты, чтобы избежать технических сбоев.

Шаг 5: Участие в торгах и заключение контракта

Если ваша заявка была допущена, наступает самый азартный этап — участие в электронном аукционе. В назначенное время на электронной площадке начинается процедура торгов, где участники пошагово снижают начальную цену. Здесь важна холодная голова и заранее определенный «порог рентабельности» — минимальная цена, ниже которой вы не готовы опускаться. Победителем признается тот, кто предложил самую низкую цену.

После подведения итогов и публикации финального протокола у победителя есть несколько дней на то, чтобы предоставить обеспечение исполнения контракта (более крупную сумму, чем обеспечение заявки, также в виде денег или банковской гарантии) и подписать проект контракта своей электронной подписью. Заказчик со своей стороны также подписывает контракт. С этого момента он считается заключенным, и можно приступать к его исполнению. Уклонение от подписания контракта на этом этапе грозит попаданием в РНП.

Каждый из описанных шагов требует внимательности, времени и специальных знаний. Ручной поиск и анализ тендеров, проверка документации и отслеживание сроков отнимают ценные ресурсы, которые можно было бы направить на развитие бизнеса. Сервис BiCo берет на себя самую трудоемкую часть работы, предоставляя удобный инструмент для автоматизированного поиска релевантных закупок, анализа конкурентов и заказчиков. Пока наши алгоритмы подбирают для вас самые выгодные тендеры, вы можете сконцентрироваться на стратегических задачах — расчете экономики и подготовке безупречной заявки, которая приведет вас к победе.